Per tenere collegi e consigli a distanza con valore deliberativo nel 2026/27, la scuola deve prima aggiornare il regolamento di istituto. Lo chiede la nota del Ministero dell'Istruzione e del Merito del 30 giugno 2026, che chiude il confronto con i sindacati sull'art. 44 del CCNL 2019-21 e allega i requisiti tecnici per le sedute online e il voto digitale. I regolamenti del periodo pandemico spesso non bastano: qui uno schema in 8 punti e una checklist da usare prima del primo collegio di settembre.
La nota del Ministero dell'Istruzione e del Merito prot. 3803 del 30 giugno 2026 stabilisce che le attività collegiali con carattere deliberativo (collegio dei docenti, consigli di classe, interclasse e intersezione, inclusi i GLO) possono svolgersi a distanza solo se il regolamento di istituto lo disciplina e solo con soluzioni digitali che garantiscono identificazione dei partecipanti, univocità del voto, trasparenza, verificabilità, sicurezza e protezione dei dati, secondo l'allegato tecnico.
La nota attua l'art. 44, comma 6, del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-21 sottoscritto il 18 gennaio 2024, che rinviava a un confronto con le organizzazioni sindacali la definizione di criteri e modalità per lo svolgimento a distanza delle attività funzionali all'insegnamento. Il confronto si è chiuso il 24 giugno 2026. L'accordo è analizzato nell'articolo sull'accordo MIM-sindacati per i collegi a distanza; i requisiti tecnici del voto online sono approfonditi nella guida ai requisiti tecnici del voto online.
Tre indicazioni incidono sul testo del regolamento: la modalità a distanza va formalizzata con modifica del regolamento di istituto, non con una circolare; il regolamento deve disciplinare "in modo puntuale" sedute e modalità di voto, in particolare il voto segreto; la scuola deve verificare preventivamente la piattaforma, acquisendo documentazione tecnica e dichiarazione di conformità del fornitore. Una clausola generica sulla videoconferenza non soddisfa nessuno dei tre punti.
Un'avvertenza: lo schema che segue è orientativo, va adattato e validato dalla scuola e non sostituisce una valutazione legale.
La base normativa resta il D.Lgs. 297/1994 (Titolo I, Parte I); il regolamento di istituto è deliberato dal consiglio di istituto ai sensi dell'art. 10. L'allegato tecnico aggiunge i requisiti digitali. Un articolato coerente con entrambi può avere otto articoli.
Indicare quali organi possono riunirsi a distanza (collegio dei docenti e sue articolazioni, consigli di classe, interclasse e intersezione, GLO) e quali tipologie di seduta: interamente a distanza, in presenza, o miste con partecipanti collegati da remoto. Indicare chi decide caso per caso (di norma il presidente, nella convocazione).
La convocazione deve indicare esplicitamente la modalità a distanza, la piattaforma utilizzata, il link o le istruzioni di accesso, l'ordine del giorno e l'orario. Fissare preavviso minimo, canale ufficiale e modalità di condivisione anticipata dei documenti in delibera.
Ogni componente accede con un'identità digitale personale e non condivisa, coerente con il Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005). Il regolamento indica come si verificano le presenze, cosa accade con account non riconducibili alla persona e come si distinguono i ruoli di presidente, segretario e componente.
Definire come si calcola il quorum costitutivo a distanza (presenti collegati e identificati al momento della verifica) e il quorum deliberativo al momento del voto.
Per il voto palese il regolamento specifica lo strumento (funzione integrata nella piattaforma di videoconferenza, sistema esterno, chat verbalizzata) e richiede che ogni voto sia associato in modo tracciabile al votante e che l'esito sia esportabile per il verbale. Per il voto segreto occorre uno strumento che separi strutturalmente l'identità del votante dalla scelta espressa, con anonimato non reversibile e dimostrabile, non accessibile né al presidente né agli amministratori del sistema. È il punto più netto dell'allegato tecnico; in assenza di uno strumento idoneo, il regolamento può rinviare le delibere a voto segreto a una seduta in presenza.
Stabilire cosa accade se un componente perde la connessione (viene considerato assente dal momento della disconnessione, la seduta prosegue se il quorum è mantenuto), se il malfunzionamento riguarda la piattaforma (sospensione, ripresa entro un tempo definito, eventuale rinvio) e se un problema si verifica durante una votazione (sospensione del voto e, se necessario, ripetizione).
Il verbale digitale riporta la modalità di svolgimento, i presenti con l'esito delle verifiche di identità, gli esiti delle votazioni con il dettaglio degli strumenti usati, eventuali interruzioni e le decisioni prese in merito. Deve essere immodificabile e completo di metadati; la firma digitale di presidente e segretario è la soluzione più lineare.
Verbali, esiti delle votazioni ed evidenze tecniche vanno conservati secondo le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, con garanzie di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Il regolamento indica dove e per quanto tempo, e coordina la pubblicazione delle delibere all'albo online e, quando previsto, in amministrazione trasparente (D.Lgs. 33/2013). Con Segreteria Digitale di Spaggiari i verbali firmati entrano direttamente nel flusso di conservazione a norma.
Convocazioni, verbali firmati digitalmente e delibere pubblicate all'albo online sono la parte documentale di ogni seduta a distanza. Con Segreteria Digitale di Spaggiari la scuola protocolla, firma, pubblica e conserva a norma gli atti degli organi collegiali in un flusso unico, coerente con le Linee guida AgID.
L'allegato tecnico assegna alla scuola l'onere della verifica preventiva. Prima del primo collegio conviene passare la piattaforma in uso attraverso una checklist ricavata dai requisiti ministeriali.
Il punto decisivo è distinguere fra strumento di videoconferenza e strumento di voto: l'allegato ammette i sondaggi integrati solo se garantiscono identificazione, univocità ed evidenze verificabili; altrimenti servono solo per attività non deliberative. Il regolamento dovrebbe rendere esplicita la distinzione.
Il regolamento di istituto e le sue modifiche sono di competenza del consiglio di istituto (art. 10 del D.Lgs. 297/1994). Il collegio dei docenti può esprimere un parere sulla parte che lo riguarda, ma la delibera efficace è quella del consiglio.
Un percorso ragionevole per l'avvio del 2026/27 prevede quattro passaggi. Primo: la dirigenza, con il supporto del DSGA e dell'animatore digitale, predispone la bozza di articolato e la verifica di conformità della piattaforma. Secondo: il collegio dei docenti, nella prima seduta di settembre, esprime il parere sugli articoli che lo riguardano. Terzo: il consiglio di istituto delibera la modifica del regolamento, con verbale che richiama espressamente la nota del 30 giugno 2026 e l'allegato tecnico. Quarto: il regolamento aggiornato viene pubblicato all'albo online e nella sezione del sito dedicata ai regolamenti,.
Le sedute con voto deliberativo a distanza possono iniziare solo dopo la pubblicazione del regolamento aggiornato. Per organizzare il primo collegio dell'anno in questa fase di transizione può essere utile la guida in 5 punti al collegio di settembre 2026. Se il consiglio di istituto è in scadenza, la modifica può attendere il nuovo consiglio: nel frattempo le delibere si adottano in presenza.
Dai regolamenti del periodo 2020-2022 emergono difetti ricorrenti da correggere.
Se un componente dell'organo, una famiglia o un'organizzazione sindacale contesta una delibera adottata a distanza, la prima verifica riguarda la corrispondenza fra quanto avvenuto e quanto prevede il regolamento: convocazione regolare, identificazione dei presenti, quorum, strumento di voto conforme, verbale completo. Se la documentazione è in ordine, la delibera è difendibile e la contestazione si riscontra per iscritto richiamando gli atti. Se emerge un vizio (per esempio un voto segreto senza anonimato garantito), la via prudente è rinnovare la delibera in una nuova seduta con modalità corrette. In entrambi i casi conviene valutare se il regolamento richiede un'ulteriore modifica.
Formalmente resta in vigore finché non viene modificato, ma se non disciplina identificazione, voto segreto, disconnessioni e conservazione secondo l'allegato tecnico alla nota MIM del 30 giugno 2026, le delibere adottate a distanza sono esposte a contestazione. La revisione è opportuna prima delle prime sedute deliberative.
Il consiglio di istituto, ai sensi dell'art. 10 del D.Lgs. 297/1994. Il collegio dei docenti può esprimere un parere sulla parte che lo riguarda, ma non delibera il regolamento.
Per il voto palese sì, se lo strumento identifica il votante, garantisce un solo voto per persona e produce un esito esportabile. Per il voto segreto solo se separa strutturalmente identità e voto con anonimato dimostrabile: la maggior parte delle funzioni di sondaggio integrate non lo fa.
Dipende da quanto prevede il regolamento: la soluzione più diffusa è considerarlo assente dal momento della disconnessione e verificare che il quorum resti garantito. Se il problema riguarda la piattaforma, la votazione va sospesa e, se necessario, ripetuta.
L'allegato tecnico richiede verbali digitali immodificabili e completi di metadati, conservati secondo le Linee guida AgID. La firma digitale di presidente e segretario e l'inserimento nel flusso di conservazione a norma sono il modo più diretto per soddisfare il requisito.
La nota non le esclude, ma il regolamento deve prevederle espressamente e garantire ai collegati le stesse condizioni di identificazione, intervento e voto dei presenti. Per il voto segreto occorre un solo strumento digitale per tutti.
L'allegato tecnico indica la DPIA nei casi previsti dal GDPR e in particolare per i sistemi di voto digitale. Conviene farla insieme al responsabile della protezione dei dati e conservarla tra gli atti della verifica di conformità.
Dopo la delibera del consiglio di istituto che modifica il regolamento e la sua pubblicazione all'albo online, e dopo aver acquisito la documentazione di conformità della piattaforma. Fino a quel momento le delibere si adottano in presenza.
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