Whistleblowing

Traducción de cortesía. En caso de discrepancia, prevalece la versión en italiano.

La normativa en materia de Whistleblowing (denuncia de irregularidades) tiene por objeto proteger a las personas que comunican infracciones de disposiciones legislativas nacionales o comunitarias de las que han tenido conocimiento y que son atribuibles a una determinada sociedad. A tal fin, el D.Lgs. 24/2023 impone a los empleadores determinadas obligaciones para garantizar la eficacia de la protección concedida a los trabajadores y a los terceros.

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¿Qué se puede comunicar?

Comportamientos, actos u omisiones que lesionan el interés público o la integridad de la sociedad y que consisten en:

1. conductas ilícitas en el sentido del D.Lgs. n. 231/2001 o infracciones del correspondiente Modelo de organización y gestión, y de los procedimientos contenidos en él;
2. conductas contrarias a los principios éticos y a las reglas de comportamiento establecidos en el Código ético y de conducta, en los procedimientos de la empresa y/o en los reglamentos de la empresa;
3. ilícitos comprendidos en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea o nacionales relativos a los siguientes sectores: contratación pública; servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo; seguridad y conformidad de los productos; seguridad del transporte; protección del medio ambiente; protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos y los piensos, y salud y bienestar de los animales; salud pública; protección de los consumidores; protección de la vida privada y protección de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información;
4. actos u omisiones que lesionan los intereses financieros de la Unión, tal como se indican en el Decreto whistleblowing;
5. actos u omisiones relativos al mercado interior, tal como se indican en el Decreto whistleblowing;
6. actos o comportamientos que desvirtúan el objeto o la finalidad de las disposiciones de los actos de la Unión, en los sectores indicados en los puntos 3), 4) y 5).

¿Cuáles son los canales de comunicación?

Gruppo Spaggiari Parma ha dispuesto diversos canales de comunicación a los que se accede siguiendo las reglas que indicamos a continuación.

• interno (en el contexto laboral, mediante la plataforma específica o en formato papel por servicio postal);
• externo (ANAC, la autoridad nacional anticorrupción italiana);
• divulgación pública (a través de la prensa, medios electrónicos o medios de difusión capaces de llegar a un gran número de personas);
• denuncia ante la autoridad judicial.

¿Cómo elegir el canal de comunicación?

Con carácter prioritario, se anima a los informantes a utilizar el canal interno y, solo cuando concurran determinadas condiciones, pueden efectuar una comunicación externa o una divulgación pública.

1 – Los informantes pueden utilizar el canal externo comunicándolo, por tanto, a la ANAC cuando:

• en el contexto laboral no está prevista la activación obligatoria del canal de comunicación interna o bien este, aunque sea obligatorio, no está activo o, aun estando activado, no es conforme a lo exigido por la ley;
• la persona informante ya ha efectuado una comunicación interna y esta no ha tenido seguimiento;
• la persona informante tiene motivos fundados para considerar que, si efectuara una comunicación interna, no se le daría un seguimiento eficaz o bien que la propia comunicación podría determinar un riesgo de represalia;
• la persona informante tiene motivos fundados para considerar que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público.

2 – Los informantes pueden efectuar directamente una divulgación pública cuando:

• la persona informante ha efectuado previamente una comunicación interna y externa o bien ha efectuado directamente una comunicación externa y no se ha dado respuesta dentro de los plazos establecidos en relación con las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a las comunicaciones;
• la persona informante tiene motivos fundados para considerar que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público;
• la persona informante tiene motivos fundados para considerar que la comunicación externa puede conllevar el riesgo de represalias o puede no tener un seguimiento eficaz debido a las circunstancias específicas del caso concreto, como aquellas en las que puedan ocultarse o destruirse pruebas o en las que exista un temor fundado de que quien ha recibido la comunicación pueda estar en connivencia con el autor de la infracción o implicado en la propia infracción.

¿Cuál es el canal interno dispuesto por Gruppo Spaggiari Parma?

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Las modalidades de comunicación interna deben garantizar (también mediante herramientas de cifrado) la confidencialidad de la identidad de la persona informante, de la persona implicada, de la persona que, en su caso, sea mencionada, y del contenido de la comunicación y de la documentación.

La comunicación puede presentarse según las siguientes modalidades:

• comunicación escrita a través de la plataforma específica, accesible desde la dirección https://spaggiari.whistleblowing.it/ y con un enlace que también puede encontrarse en el sitio web de la Sociedad. Para garantizar la confidencialidad del informante, en el momento del envío de la comunicación la plataforma entregará al informante un código numérico de 16 cifras con el que podrá en cualquier momento consultar —a través del portal— el estado de tramitación de su comunicación e interactuar con la Función Whistleblowing. De conformidad con el D.Lgs. 24/2023, la plataforma utiliza herramientas de cifrado y protocolos específicos para la gestión segura y confidencial de todo el proceso, garantizando el anonimato e impidiendo que las comunicaciones puedan ser rastreadas. El diálogo con la Función Whistleblowing tendrá lugar en la plataforma, garantizando confidencialidad y
• mediante carta en papel por servicio postal, a la dirección: Gruppo Spaggiari Parma S.p.A., via F. Bernini 22/A, Parma (PR) - a la atención del OdV Función Whistleblowing. En tal caso, para poder disfrutar de la garantía de confidencialidad, es necesario que la comunicación se introduzca en un sobre cerrado, los datos del informante en otro sobre cerrado distinto, y que ambos sobres se introduzcan después en un tercer sobre cerrado que lleve en el exterior la leyenda “NO ABRIR – RESERVADA PERSONAL – WHISTLEBLOWING”.

¿Cómo se gestiona la comunicación?

Gruppo Spaggiari Parma ha atribuido la denominada Función Whistleblowing al Organismo de Vigilancia (Organismo di Vigilanza) constituido con arreglo al D.Lgs. 231/2001, que tiene acceso a la plataforma y la tarea de gestionar las comunicaciones. Al recibir una comunicación, la Función Whistleblowing:

• dará aviso a la persona informante de la recepción de la comunicación, salvo solicitud expresa en contrario de la persona informante o salvo que se considere que el aviso perjudicaría la protección de la confidencialidad de la identidad de la persona informante;
• mantendrá las interlocuciones con la persona informante y le solicitará, si fuera necesario, aclaraciones o información adicional;
• dará un seguimiento diligente a las comunicaciones recibidas;
• llevará a cabo la instrucción necesaria para dar seguimiento a la comunicación, también mediante audiencias y obtención de documentos;
• dará respuesta a la persona informante en el plazo de 3 meses o, si concurren razones justificadas y motivadas, de 6 meses desde la fecha del aviso de recepción de la comunicación externa o, a falta de dicho aviso, desde el vencimiento de los 7 días posteriores a la recepción;
• comunicará a la persona informante el resultado final de la comunicación.

¿Existe una política para el personal?

Ciertamente, todo el personal de Gruppo Spaggiari Parma ya ha sido debidamente informado sobre los procedimientos disponibles y sobre las formas de activarlos.

¿Cómo se protege la confidencialidad del informante?

• El informante puede decidir no permanecer anónimo. En este caso, la identidad del informante no puede revelarse a personas distintas de las competentes para recibir o dar seguimiento a las comunicaciones;
• La protección se refiere no solo al nombre del informante, sino también a todos los elementos de la comunicación de los que pueda deducirse, incluso indirectamente, la identificación del informante;
• La comunicación queda excluida del acceso a los documentos administrativos y del derecho de acceso cívico generalizado;
• La protección de la confidencialidad se extiende a la identidad de las personas implicadas y de las personas mencionadas en la comunicación hasta la conclusión de los procedimientos iniciados en razón de la comunicación, con respeto de las mismas garantías previstas en favor de la persona informante.

¿Qué se entiende por represalia?

Cualquier comportamiento, acto u omisión, incluso solo intentado o amenazado, realizado en razón de la comunicación, de la denuncia ante la autoridad judicial o contable, o de la divulgación pública y que provoca o puede provocar, a la persona informante o a la persona que ha presentado la denuncia, de forma directa o indirecta, un perjuicio injusto, entendido como perjuicio injustificado.

¿Algunos ejemplos de comportamientos de represalia?

• el despido, la suspensión o medidas equivalentes;
• la degradación o la falta de promoción;
• el cambio de funciones, el cambio del lugar de trabajo, la reducción del salario, la modificación del horario de trabajo;
• la suspensión de la formación o cualquier restricción del acceso a la misma;
• las evaluaciones de desempeño negativas o las referencias negativas;
• la adopción de medidas disciplinarias o de otra sanción, incluso pecuniaria;
• la coacción, la intimidación, el acoso o el ostracismo;

¿A quién se extiende la protección?

La protección se aplica también:

• al facilitador (persona física que asiste al informante en el proceso de comunicación y que opera en el mismo contexto laboral);
• a las personas del mismo contexto laboral de la persona informante, de quien ha presentado una denuncia o de quien ha efectuado una divulgación pública y que están vinculadas a ellos por una relación afectiva estable o de parentesco hasta el cuarto grado;
• a los compañeros de trabajo de la persona informante o de la persona que ha presentado una denuncia o efectuado una divulgación pública, que trabajan en el mismo contexto laboral de esta y que mantienen con dicha persona una relación habitual y corriente;
• a las entidades de propiedad de la persona informante o para las que trabajan las mismas personas, así como a las entidades que operan en el mismo contexto laboral de las citadas personas.

¿Cómo tratamos los datos?

Gruppo Spaggiari Parma trata los datos del informante de conformidad con lo previsto en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Para cualquier información adicional, se remite a la información que puede consultarse en el sitio web de la Sociedad.

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