Spaggiari - Segnalazioni

La normativa in materia di Whistleblowing è volta a proteggere quei soggetti che segnalano violazioni di disposizioni legislative nazionali o comunitarie di cui sono venuti a conoscenza e riconducibili a una determinata società. A questo scopo, il d.lgs. 24/2023 pone a carico dei datori di lavoro determinati obblighi per garantire l’efficacia della protezione accordata ai lavoratori e ai soggetti terzi.

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Cosa si può segnalare?

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della società e che consistono in:

condotte illecite ai sensi del D. lgs. n. 231/2001 o violazioni del relativo Modello di organizzazione e gestione, e delle procedure contenute nello stesso;
condotte contrarie ai principi etici e alle regole comportamentali sancite nel Codice etico e di comportamento, nelle procedure aziendali e/o nei regolamenti aziendali;
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione, così come indicati nel Decreto whistleblowing;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno, così come indicati nel Decreto whistleblowing;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione, nei settori indicati ai punti 3), 4) e 5).

Quali sono i canali di segnalazione?

Gruppo Spaggiari Parma ha predisposto diversi canali di segnalazione ai quali accedere seguendo le regole che riportiamo qui sotto.

interno (nell’ambito del contesto lavorativo tramite apposita piattaforma o in formato cartaceo a mezzo del servizio postale);
esterno (ANAC);
divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
denuncia all’Autorità giudiziaria.

Come scegliere il canale di segnalazione?

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare il canale interno e, solo al ricorrere di certe condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.

1 – I segnalanti possono utilizzare il canale esterno segnalando quindi all’ANAC quando:

non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

2 – I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Qual è il canale interno predisposto da Gruppo Spaggiari Parma?

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Le modalità di segnalazione interna devono garantire (anche attraverso strumenti di crittografia) la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta, della persona comunque eventualmente menzionata, e del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La Segnalazione può essere presentata secondo le seguenti modalità:

segnalazione scritta attraverso la piattaforma dedicata, accessibile dall’indirizzo https://spaggiari.whistleblowing.it/ e con collegamento reperibile anche dal sito internet della Società. Per garantire la riservatezza del segnalante, al momento dell’invio della segnalazione la piattaforma rilascerà al segnalante un codice numerico di 16 cifre con il quale potrà in ogni momento visualizzare – tramite il portale – lo stato di lavorazione della propria segnalazione, interagire con la Funzione Whistleblowing. In conformità al D.lgs. 24/2023 la piattaforma utilizza strumenti di crittografia e protocolli specifici per la gestione in sicurezza e confidenzialità dell’intero processo, garantendo l’anonimato e impedendo che le segnalazioni possano essere tracciate. Il dialogo con la Funzione Whistleblowing avverrà sulla piattaforma, garantendo riservatezza e
tramite lettera cartacea a mezzo del servizio postale, all’indirizzo: Gruppo Spaggiari Parma S.p.A., via F. Bernini 22/A, Parma (PR) - c.a. OdV Funzione Whistleblowing. In tal caso, per poter usufruire della garanzia della riservatezza, è necessario che la Segnalazione venga inserita in una busta chiusa, i dati del Segnalante all’interno di una diversa busta chiusa ed entrambe le buste devono poi essere inserite all’interno di una terza busta chiusa recante all’esterno la dicitura “NON APRIRE – RISERVATA PERSONALE – WHISTLEBLOWING”.

Come viene gestita la segnalazione?

Gruppo Spaggiari Parma ha attribuito la c.d. Funzione Whistleblowing all’Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del d.lgs. 231/2001, il quale ha accesso alla piattaforma e il compito di gestire le segnalazioni. Alla ricezione di una segnalazione, la Funzione Whistleblowing:

darà avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui si ritiene che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante;
manterrà le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
darà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
svolgerà l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
darà riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento;
comunicherà alla persona segnalante l’esito finale della segnalazione.

Per il personale è prevista una policy?

Certamente, tutto il personale di Gruppo Spaggiari Parma è già stato correttamente informato sulle procedure disponibili e sui modi per attivarle.

Come viene protetta la riservatezza del segnalante?

Il segnalante può decidere di non rimanere anonimo. In questo caso, l’identità del segnalante, non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante;
La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato;
La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Cosa si intende per ritorsione?

Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.

Alcuni esempi di comportamenti ritorsivi?

il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
la retrocessione di grado o la mancata promozione;
il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
le note di merito negative o le referenze negative;
l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;

A chi si estende la protezione?

La protezione si applica anche:

al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

Come trattiamo i dati?

Gruppo Spaggiari Parma tratta i dati del segnalante in conformità con quanto previsto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Per ogni ulteriore informazione si rinvia a all’informativa rinvenibile sul sito internet della Società.

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