La digitalizzazione al servizio della scuola
La piattaforma cloud che digitalizza, organizza e conserva ogni documento scolastico, semplificando il lavoro quotidiano di Dirigenti, DSGA e personale amministrativo, riducendo gli errori, automatizzando i flussi, garantendo sicurezza e conformità normativa. Un alleato strategico per liberare tempo, ottimizzare i processi e rendere la scuola più efficiente e moderna.
Segreteria Digitale rivoluziona la gestione documentale scolastica con Segreteria Digitale
Segreteria Digitale è la piattaforma cloud – con consulenza, formazione e personalizzazione incluse – che sostituisce l’archivio cartaceo con processi digital-first, pienamente conformi al CAD e allo standard eIDAS.
La piattaforma trasforma ogni documento in entrata e uscita in un formato digitale che può essere facilmente ricercato in tempo reale. Consente di firmare, protocollare, organizzare, conservare e pubblicare i documenti senza la necessità di stamparli. Inoltre, mette a disposizione di DS e DSGA una dashboard che permette di monitorare le attività e i KPI di avanzamento.
Funzionalità principali
- Interfaccia web responsive, accesso sicuro SSO.
- Workflow configurabili per ogni tipologia di pratica.
- Motore di ricerca full-text sui fascicoli.
- Kit hardware opzionale (scanner ultrarapido, tavoletta grafometrica, signature-pad) per una postazione “paper-less”.
Tutto questo permetterà una significativa riduzione dei tempi di gestione e archiviazione, accompagnata da un notevole risparmio su carta, toner e spazi di archiviazione. Inoltre, i dati rimangono sempre sicuri e accessibili da qualsiasi dispositivo.
Permette di organizzare, firmare, conservare: tutto in un’unica soluzione
Segreteria Digitale è uno strumento potente, semplice e integrato, progettato per accompagnare Dirigenti, DSGA e tutto il personale amministrativo nella gestione quotidiana dei documenti scolastici. Un'unica piattaforma che semplifica, automatizza, archivia e conserva, nel pieno rispetto della normativa.
Grazie all’integrazione con servizi come ProntoMad & Interpelli, la scuola può gestire con rapidità e trasparenza le domande di messa a disposizione e gli interpelli, centralizzando le comunicazioni e riducendo drasticamente i tempi di risposta. Allo stesso modo, le Validazioni digitali permettono di verificare, firmare e consolidare documenti in modo collaborativo e conforme alle regole di conservazione a norma, con pieno controllo sui flussi di lavoro.
La dematerializzazione non è più un’opzione, ma un obbligo. Segreteria Digitale consente di trasformare il cartaceo in digitale, firmare e conservare documenti in modo sicuro e conforme, ridurre gli errori e velocizzare tutti i processi, migliorando l’efficienza e la qualità dei servizi offerti.
Gestisce tutto il ciclo di vita di gestione della documentazione scolastica
Copre tutto il ciclo di vita dei documenti scolastici, semplificando il lavoro e migliorando l’organizzazione interna. Ti permette di:
- raccogliere, protocollare e firmare digitalmente ogni documento
- archiviare e conservare a norma con firma digitale e marcatura temporale
- automatizzare i flussi di lavoro con le Validazioni digitali
- gestire MAD e interpelli con uno strumento dedicato (ProntoMad&Interpelli)
- pubblicare direttamente su Albo, Trasparenza e PrimaVisioneWeb
- collegare i documenti con ClasseViva e gli altri sistemi dell’ecosistema Spaggiari
- accedere a tutto da qualsiasi dispositivo, senza installazioni.
Garantisce maggiore efficienza, usando meno carta
Con Segreteria Digitale, ogni aspetto della gestione documentale scolastica viene semplificato, velocizzato e reso conforme alle normative. Una piattaforma unica che libera la segreteria da burocrazia e margini di errore, restituendo tempo, spazio e serenità.
Digitalizzazione completa dei documenti. Tutto il flusso amministrativo in un’unica piattaforma
Firma digitale, marcatura temporale e archiviazione sostitutiva pienamente conformi
Ogni processo è tracciato, collaborativo e personalizzabile in base alle esigenze della scuola
Standard di sicurezza certificati e conformità al GDPR garantita
Riduzione di tempi, errori e costi con meno attività manuali, meno carta, meno sprechi
Archivi scolastici trasferiti e digitalizzati per restituire aule e ambienti alla didattica
Gestione evoluta di MAD e interpelli con uno strumento semplice e centralizzato
Formazione, assistenza e aggiornamenti costanti, sempre al fianco della segreteria
La piattaforma
Dal sito alla app, ClasseViva garantisce un’esperienza fluida e completa per ogni utente. Uno strumento pensato per gestire in modo semplice e immediato ogni aspetto della vita scolastica, anche in mobilità: voti, compiti, lezioni, comunicazioni e molto altro. Tutto ciò che serve, sempre a portata di mano.
Collega nativamente Segreteria Digitale con tutti i gestionali dell’ecosistema Spaggiari
Integrazioni chiave
- ProntoMAD & Interpelli – protocolla automaticamente candidature, calcola punteggi e pubblica graduatorie.
- Bilancio 2.0 – importa fatture SDI, allega impegni di spesa e conserva documenti firmati.
- Magazzino & Acquisti Web – invia buoni d’ordine per firma e protocolla carichi/scarichi a valle.
- Personale 2.0 • Rikos • IDR • MOF – riusa anagrafiche, emette decreti contrattuali firmati, pubblica su Albo.
Benefici dell’integrazione
- Single-Sign-On e menu contestuale per ogni ruolo.
- Zero import/export manuali; coerenza dei dati anagrafici.
- Catena di custodia digitale: ogni documento nasce, viene firmato, protocollato e conservato senza uscire dall’ecosistema.
Riduce i costi di stampa migliorando sicurezza legale e operatività quotidiana
Risparmio e sostenibilità
- -90 % stampe grazie a firma massiva e modulistica online.
- Meno spazio fisico per archivi; abbattimento toner, carta, manutenzioni.
Sicurezza e compliance
- Conservazione sostitutiva automatica con audit-trail
- PEC chiusa per comunicazioni tracciate scuola-famiglia.
- Log di firme e protocolli sempre esportabili per ispezioni.
Operatività & consulenza
- Dashboard di stato pratiche e reminder scadenze.
- Help-desk Social Customer Care e formazione on-line continua. SegreteriaDigitale & iS…
Outcome
⮕ Più tempo per attività strategiche, meno incombenze burocratiche, piena affidabilità legale di ogni documento.
È in grado di adattarsi alle esigenze di docenti, studenti e famiglie
Accesso trasparente ai documenti messi a disposizione dalla scuola (come circolari, verbali o certificazioni), con maggiore chiarezza e senza la necessità di passaggi cartacei o intermediari.
Trasmissione, firma e archiviazione dei documenti (come verbali, relazioni, attestazioni) in modo semplice e sicuro, sapendo che ogni passaggio è tracciato e a norma.
Una governance snella e strategica: monitorano, validano e firmano i documenti con pochi clic, mantengono il controllo sui flussi, riducono i tempi decisionali e aumentano l'efficienza dell’intera organizzazione scolastica.
Una gestione semplice di ogni fase documentale — dalla protocollazione alla conservazione — che riduce il carico manuale, minimizza gli errori e può contare su un'interfaccia intuitiva e assistenza costante.
