Firma Massiva Digitale appone firme digitali qualificate in blocco su tutti i documenti
Il modulo Firma Massiva di Segreteria Digitale prepara code di PDF da qualunque gestionale Spaggiari, applica la firma qualificata Namirial (QTSP), aggiunge la marca temporale di pacchetto e archivia tutto in conservazione: Dirigente, DSGA e delegati firmano decine di verbali, contratti o mandati da PC o smartphone, azzerando stampe e tempi di approvazione.
Firma Massiva Digitale integra nel cloud un servizio di firma massiva con validità europea in collaborazione con Namirial
Firma Massiva è un servizio SaaS nativo di Segreteria Digitale che convoglia i PDF generati da tutti i moduli Spaggiari (Bilancio 2.0, Personale 2.0, Magazzino & Acquisti, Pronto MAD & Interpelli) in una “coda di firma” residente nel cloud europeo Spaggiari.
Al suo interno opera un motore QTSP Namirial – con Hardware Security Module (HSM) certificato e dispositivi QSCD remoti – che attribuisce a ogni documento una firma digitale qualificata, sigillandone l’hash all’interno di un pacchetto crittografico PAdES/CAdES.
Il tutto avviene senza token USB locali né software da installare: basta un browser e l’autenticazione SSO per consentire a DS, DSGA o delegate figure HR/contabili di firmare da qualunque postazione o smartphone.
Sottoscrive contratti, verbali e mandati con un singolo flusso rapidissimo
L’utente seleziona i file in attesa e definisce il workflow di firma: parallelo (tutti i firmatari in contemporanea) o seriale (ordine prestabilito). Il sistema:
- Impacchetta i PDF in un lotto;
- Richiede la credenziale scelta (OTP SMS, firma grafometrica su pad Wacom, token smart-card o credenziale remota CNS) verificandola con un’OTP a due fattori;
- Applica la firma qualificata Namirial e marca temporale di pacchetto (RFC 3161) che attesta l’istante di sottoscrizione;
- Verifica l’hash di ciascun file e il checksum del lotto, scartando automaticamente eventuali corruzioni;
- Restituisce un PAdES conforme ETSI EN 319 142 o, se richiesto, un CAdES .p7m, già pronto per la conservazione sostitutiva.
Il processo, che manualmente richiederebbe ore o giorni, si completa in pochi minuti anche per decine di documenti, con un log di audit (utente, IP, timestamp, esito) esportabile in CSV o PDF.
Distribuisce automaticamente i PDF firmati nei fascicoli dei gestionali collegati
Dopo la firma, i PDF sigillati vengono riconsegnati in tempo reale ai moduli che li hanno generati:
- Bilancio 2.0 riceve mandati firmati e li collega ai movimenti contabili;
- Magazzino & Acquisti Web ottiene contratti d’ordine sottoscritti e li abbina agli impegni di spesa;
- Personale 2.0 / Rikos / IDR importano decreti, ricostruzioni carriera o contratti firmati, attivando i relativi flussi stipendiali;
- Pronto MAD archivia le graduatorie definitive firmate e le pubblica su Albo Online/Trasparenza.
Ogni file rientra già protocollato nel fascicolo elettronico adeguato, viene versato automaticamente nel repository di conservazione a norma CAD/eIDAS e diventa subito reperibile sia in Segreteria Digitale sia nell’app mobile ClasseViva per gli utenti autorizzati.
Genera log di audit, workflow personalizzati e report di firma in tempo reale
- Workflow configurabili (firme seriali o parallele) con ordine e scadenze personalizzabili.
- Autenticazione a due fattori e firma grafometrica Wacom per operazioni in sede.
- Log di audit esportabile (utente, IP, timestamp, esito) e report CSV sull’intero processo.
- Viewer integrato che evidenzia graficamente le firme per ispezioni MI o revisori.
Condivide anagrafiche e fascicoli digitali con Personale 2.0, ClasseViva e gli altri gestionali
Le graduatorie definitive vengono importate in Personale 2.0 per la creazione del contratto; lo stato delle chiamate è visibile in ClasseViva per informare famiglie e docenti; PrimaVisioneWeb pubblica dinamicamente gli avvisi senza ulteriori upload.
Grazie alla base dati unica di Segreteria Digitale, non esistono duplicazioni: ID candidato, punteggi e documenti viaggiano in modo sicuro fra moduli HR, contabilità e protocollazione.
Amplia la firma elettronica scolastica con eSignAnyWhere e SERC di Namirial
Utilizza filtri avanzati per selezionare in base a criteri specifici e gestire stati personalizzati con cronologia delle azioni, invia comunicazioni di massa per richieste urgenti e scarica graduatorie storiche per analisi statistiche.
Ogni giorno molte procedure scolastiche richiedono dei documenti firmati da docenti, personale, famiglie, consulenti e collaboratori, ecc.
In collaborazione con il partner Namirial, prestatore di servizi fiduciari certificato, verrà data alla scuola la possibilità di scegliere tra più opportunità di apposizione di una firma elettronica tramite l’utilizzo di eSignAnyWhere:
I diversi tipi di firma prevedono un grado differente di qualifica e sicurezza, rendendo il suo utilizzo è particolarmente versatile per il mondo didattico, si basti pensare a Ver.Di, la piattaforma per la gestione dei verbali digitali: la firma del verbale di una riunione può essere rapidamente apposta da tutti i docenti presenti tramite un semplice clic.
A ciascuno la propria firma: tramite l’utilizzo della firma digitale chiunque, oltre al DS, al DSGA e ai collaboratori del dirigente, può apporre una firma massiva, da pc o smartphone, rapidamente e in totale sicurezza. La firma digitale è una firma elettronica qualificata emessa da Namirial, prestatore di servizi fiduciari certificato.
La PEC è uno strumento sicuro e affidabile ma tuttavia poco pra- tico quando si tratta di effettuare invii massivi a indirizzi di posta ordinaria non certificati. L’utilizzo di una e-mail certificata, inve- ce, garantisce la tracciabilità dell’invio e la certezza dell’avvenuta consegna, diventando una “raccomandata 2.0”.
La mail certificata assume un valore probatorio in quanto l’invio della comunicazione è effettuata da un certificatore che tiene traccia e conserva i dati di invio, compresi quelli della prova di consegna.
La piattaforma
Dal sito alla app, ClasseViva garantisce un’esperienza fluida e completa per ogni utente. Uno strumento pensato per gestire in modo semplice e immediato ogni aspetto della vita scolastica, anche in mobilità: voti, compiti, lezioni, comunicazioni e molto altro. Tutto ciò che serve, sempre a portata di mano.
Namirial opera come prestatore di servizi fiduciari certificato e qualificato (QTSP) secondo il regolamento UE 910/2014 eIDAS. Inoltre, Namirial rilascia certificati digitali che consentono di creare firme elettroniche qualificate o avanzate, supportando sia le transazioni effettuate di persona che gli scenari di firma a distanza.
È in grado di adattarsi alle esigenze di docenti, dirigenti e personale scolastico
Trasmissione, firma e archiviazione dei documenti (come verbali, relazioni, attestazioni) in modo semplice e sicuro, sapendo che ogni passaggio è tracciato e a norma.
Una governance snella e strategica: monitorano, validano e firmano i documenti con pochi clic, mantengono il controllo sui flussi, riducono i tempi decisionali e aumentano l'efficienza dell’intera organizzazione scolastica.
Una gestione semplice di ogni fase documentale — dalla protocollazione alla conservazione — che riduce il carico manuale, minimizza gli errori e può contare su un'interfaccia intuitiva e assistenza costante.
