Software gestione acquisti scolastici | ScuolaShop

IL PROGETTO

Efficienza, chiarezza e semplicità in ogni fase dell’acquisto

Coordinare i fabbisogni dei docenti, tenere sotto controllo i budget, snellire il lavoro amministrativo e garantire trasparenza: il ciclo di acquisto è uno dei punti in cui una scuola perde più tempo. Gli strumenti Spaggiari lo mettono in fila, dalla richiesta interna alla fattura, con ScuolaSHOP come punto d’acquisto e i gestionali che registrano ciò che accade.

Un solo percorso

Richiesta, autorizzazione, ordine, consegna e fattura: un flusso continuo, non moduli sparsi.

Budget sotto controllo

Limiti per utente o classe, saldo aggiornato e avvisi quando la soglia si avvicina.

Tracciabilità

Ogni passaggio resta documentato: chi ha chiesto, chi ha autorizzato, che cosa è arrivato.

IL CICLO DI ACQUISTO

Che cosa cambia, passaggio per passaggio

Un acquisto scolastico attraversa molte mani: chi ha bisogno del materiale, chi autorizza, chi ordina, chi registra la spesa e chi conserva i documenti. Ecco come cambia ogni passaggio.

La richiesta

I docenti propongono ciò che serve dal catalogo, entro i limiti fissati dall’istituto: nessun modulo cartaceo, nessuna e-mail da rincorrere.

L’autorizzazione

Il dirigente o il DSGA approvano con un clic, con la delega operativa e il controllo della spesa.

La procedura

Affidamento diretto con CIG, o RDO su MEPA quando serve: gli atti nascono dal sistema.

L’ordine e la consegna

Il buono d’ordine viene firmato e protocollato, la consegna si traccia e il carico aggiorna il magazzino: la giacenza è vera, non stimata.

La registrazione contabile

Impegno di spesa, fattura elettronica e mandato si collegano all’ordine: niente doppio inserimento fra store, magazzino e bilancio.

La conservazione

Documenti firmati, protocollati e conservati; pubblicati dove la trasparenza lo richiede.

COME SI VEDE, IN PRATICA

Due momenti che raccontano l’area acquisti

Lo store che conosce le regole della scuola

Su ScuolaSHOP i docenti scelgono dal catalogo, la segreteria autorizza e riceve una fattura unica mensile, allineata al bilancio. Budget per utente o classe, avvisi al raggiungimento delle soglie e file precompilati per la trattativa diretta su MEPA. Scopri ScuolaSHOP.

ScuolaSHOP: lo store per gli acquisti scolastici

La procedura e la contabilità, senza ricopiature

Con Affida Semplice si ottiene il CIG e si generano gli atti anche senza MEPA; con Magazzino & Acquisti Web l’ordine diventa carico e giacenza; con Bilancio 2.0 nasce l’impegno di spesa. Il pacchetto completo è descritto in Gestione Acquisti Integrata.

CHI LA USA

Quattro ruoli intorno allo stesso acquisto

Per Dirigenti e DSGA

Spesa sotto controllo, autorizzazioni rapide e documentazione pronta per revisori e verifiche.

Per gli assistenti amministrativi

Procedure guidate al posto delle ricopiature: ordini, CIG, carichi e fatture collegati fra loro.

Per i docenti

Si chiede il materiale che serve dal catalogo, dentro i limiti stabiliti, e si vede lo stato della richiesta.

Per gli studenti

Materiale didattico che arriva quando serve, perché il percorso di acquisto non si blocca.

LE DOMANDE PIÙ FREQUENTI SUL CICLO DI ACQUISTO

Store, procedure e contabilità

Da dove si comincia, come si tiene il controllo della spesa, che cosa succede con il MEPA e come si collegano i sistemi.

Quali strumenti Spaggiari coprono gli acquisti?

ScuolaSHOP come punto d’acquisto con catalogo, richieste e autorizzazioni; Affida Semplice per gli affidamenti diretti e il CIG; Magazzino & Acquisti Web per ordini, carichi e giacenze; Gestione Acquisti Integrata come pacchetto che li mette in fila con Bilancio 2.0 e Segreteria Digitale.

Si può usare solo lo store?

Sì: ScuolaSHOP funziona anche da solo, con budget, autorizzazioni e fattura unica mensile. Gli altri moduli si aggiungono quando serve collegare procedura, magazzino e contabilità.

Come si tiene il controllo della spesa?

Con limiti di budget per utente o classe, saldo aggiornato, avvisi al raggiungimento delle soglie e cruscotti su spesa e residui, esportabili per il collegio.

Che cosa cambia rispetto al MEPA?

Il MEPA resta uno dei canali: ScuolaSHOP genera i file precompilati per la trattativa diretta e Magazzino & Acquisti gestisce le RDO. Con Affida Semplice si possono fare affidamenti anche verso fornitori non iscritti ai marketplace.

I documenti vengono protocollati?

Sì: buoni d’ordine, determine e atti passano dalla firma digitale e dal protocollo di Segreteria Digitale, con conservazione a norma e pubblicazione dove prevista.

Serve intervento informatico per collegare i sistemi?

No: i moduli Spaggiari condividono anagrafiche e credenziali. Per collegare lo store ai gestionali servono le credenziali amministrative, non un progetto IT.

PARLIAMONE

Vuoi rimettere in ordine il ciclo di acquisto della tua scuola?

Partiamo da come acquistate oggi: vi mostriamo la richiesta di un docente, l’autorizzazione, l’ordine e la fattura che si allinea al bilancio.

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Si parte da un pezzo

Store, procedura di affidamento o magazzino: si comincia da dove pesa di più e si estende dopo.

Affiancamento

Configurazione di budget, ruoli e cataloghi insieme alla segreteria, con formazione inclusa.

Software per la gestione del ciclo di acquisti