Risposta rapida
Per docenti e personale ATA, come persone fisiche, il Codice dell'amministrazione digitale non prevede un obbligo generale di avere una PEC: l'articolo 3-bis riconosce a chiunque la facoltà di eleggere un domicilio digitale nell'indice INAD. L'obbligo riguarda invece le pubbliche amministrazioni, i professionisti iscritti in albi ed elenchi e le imprese. Chi elegge un domicilio digitale deve usarlo con diligenza.
Nelle ultime settimane si è parlato spesso di PEC e personale scolastico, a volte con formule che lasciano intendere un obbligo per tutti. Conviene partire dal testo delle norme. Le regole sul domicilio digitale sono nel Codice dell'amministrazione digitale (CAD), il decreto legislativo 82/2005, e l'indice dei domicili digitali delle persone fisiche è gestito dall'Agenzia per l'Italia digitale (AgID). Questa guida è pensata per docenti, personale ATA e segreterie del personale.
Che differenza c'è tra PEC e domicilio digitale?
La PEC è uno strumento: una casella di posta elettronica certificata. Il domicilio digitale è un ruolo giuridico: l'indirizzo elettronico che una persona o un ente indica come recapito valido per le comunicazioni con valore legale. Secondo la pagina AgID su INAD, il domicilio digitale è l'indirizzo eletto presso un servizio di posta elettronica certificata, valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale.
In altre parole, avere una PEC non significa automaticamente averla eletta come domicilio digitale. Perché diventi il proprio domicilio digitale, l'indirizzo va iscritto nell'elenco previsto dalla legge.
Docenti e ATA sono obbligati ad avere una PEC?
Non in via generale. L'articolo 3-bis del CAD, al comma 1, prevede l'obbligo di dotarsi di un domicilio digitale per le pubbliche amministrazioni e gli altri soggetti dell'articolo 2, comma 2, per i professionisti tenuti all'iscrizione in albi ed elenchi e per i soggetti iscritti nel registro delle imprese. Per tutti gli altri il comma 1-bis parla di facoltà: chiunque può eleggere o modificare il proprio domicilio digitale.
Cosa cambia per chi svolge anche una professione
Un docente o un dipendente ATA che è anche iscritto a un albo professionale, o che è titolare di un'impresa, rientra negli obblighi previsti per quella posizione. In questi casi l'obbligo deriva dall'iscrizione all'albo o al registro delle imprese, non dal rapporto di lavoro con la scuola.
E la casella istituzionale?
Se l'amministrazione fornisce al personale una casella di posta istituzionale per l'attività di servizio, si tratta di uno strumento distinto dalla PEC personale e dal domicilio digitale eletto su INAD.
Cosa sono INAD e INI-PEC?
Sono due elenchi pubblici di domicili digitali, rivolti a soggetti diversi. L'articolo 6 del CAD distingue tre indici: INI-PEC per imprese e professionisti, l'indice delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi, e l'indice delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato, cioè INAD.
INAD per le persone fisiche
INAD è l'Indice nazionale dei domicili digitali istituito dall'articolo 6-quater del CAD. Secondo AgID possono eleggere il proprio domicilio digitale su INAD le persone fisiche maggiorenni, i professionisti che svolgono una professione non organizzata in ordini, albi o collegi e gli enti di diritto privato non tenuti all'iscrizione in INI-PEC. La realizzazione e la gestione dell'indice sono affidate ad AgID.
INI-PEC per imprese e professionisti
Per i professionisti iscritti in albi ed elenchi, il domicilio digitale è l'indirizzo inserito in INI-PEC, fermo restando il diritto di eleggerne uno diverso. Per un docente che non svolge attività professionali o d'impresa, il riferimento è quindi INAD.
Come si elegge il domicilio digitale su INAD?
Secondo AgID, per eleggere il domicilio digitale si accede al portale domiciliodigitale.gov.it e ci si registra con SPID, Carta d'identità elettronica (CIE) o Carta nazionale dei servizi (CNS). Dopo la registrazione il sistema chiede di inserire l'indirizzo PEC da eleggere come domicilio digitale.
L'articolo 3-bis, comma 1-ter, prevede anche altri canali per le persone fisiche: il punto di accesso telematico previsto dal CAD, il servizio online dell'Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) oppure l'ufficio anagrafe del proprio comune di residenza.
Gli impegni di chi elegge il domicilio
Il comma 1-quater dello stesso articolo stabilisce che chi ha eletto un domicilio digitale ha l'obbligo di farne un uso diligente e di comunicare ogni modifica o variazione. Se il domicilio eletto non risulta più attivo, il comma 1-bis prevede la cancellazione d'ufficio dall'indice. Eleggere il domicilio è quindi una scelta che comporta responsabilità: la casella va controllata con regolarità.
Gestione documentale e comunicazioni. Spaggiari affianca dirigenti, DSGA e segreterie che usano la Segreteria Digitale nella gestione quotidiana di documenti, protocollo e comunicazioni.
Che valore legale hanno i messaggi inviati al domicilio digitale?
L'articolo 6 del CAD stabilisce che le comunicazioni elettroniche trasmesse a un domicilio digitale producono, quanto al momento della spedizione e del ricevimento, gli stessi effetti giuridici di una raccomandata con ricevuta di ritorno, salvo che la legge disponga diversamente. Le comunicazioni si intendono consegnate quando sono rese disponibili al domicilio digitale del destinatario, salva la prova che la mancata consegna sia dovuta a un fatto non imputabile al destinatario.
Per questo è importante non trascurare la casella: un messaggio disponibile nel domicilio digitale si considera consegnato anche se non viene letto. L'articolo 3-bis, comma 4, prevede inoltre che, salvo modalità diverse previste dalla normativa, le amministrazioni pubbliche comunichino con il cittadino tramite il domicilio digitale da lui dichiarato.
Comunicazioni con la scuola
Per istanze, comunicazioni di servizio e pratiche del personale, i canali da usare sono quelli indicati dalla scuola o dall'amministrazione per ciascuna procedura. Prima di inviare una richiesta conviene verificare con la segreteria quale canale è previsto. Sulla gestione delle pratiche di inizio anno in segreteria abbiamo scritto una guida dedicata.
Errori frequenti e cosa fare se
- Pensare che ogni docente debba avere una PEC. Il CAD prevede per le persone fisiche una facoltà, non un obbligo generale. L'obbligo vale per chi è iscritto in albi, elenchi o nel registro delle imprese.
- Confondere PEC e domicilio digitale. Avere una casella PEC non equivale ad averla eletta come domicilio digitale su INAD.
- Eleggere il domicilio e non controllarlo. I messaggi resi disponibili nella casella si considerano consegnati: chi elegge il domicilio deve usarlo con diligenza.
- Confondere la casella istituzionale con la PEC personale. Sono strumenti diversi, con funzioni diverse.
- Cosa fare se si cambia indirizzo PEC. Va comunicata la variazione su INAD, come prevede il comma 1-quater dell'articolo 3-bis.
- Cosa fare se non si sa quale canale usare con la scuola. Chiedi alla segreteria quale canale è previsto per la procedura specifica.
Domande frequenti
Un docente deve per forza avere una PEC personale?
No, in via generale. Il CAD riconosce alle persone fisiche la facoltà di eleggere un domicilio digitale. L'obbligo riguarda professionisti iscritti in albi ed elenchi, imprese e pubbliche amministrazioni.
Che cos'è INAD in parole semplici?
È l'elenco pubblico dei domicili digitali delle persone fisiche e degli enti privati non iscritti in INI-PEC, istituito dall'articolo 6-quater del CAD e gestito da AgID.
Come si registra il domicilio digitale su INAD?
Si accede a domiciliodigitale.gov.it con SPID, CIE o CNS e si inserisce l'indirizzo PEC da eleggere. Il CAD prevede anche il servizio online di ANPR o l'ufficio anagrafe del comune.
Un messaggio PEC vale come una raccomandata?
Le comunicazioni inviate a un domicilio digitale producono, quanto a spedizione e ricevimento, gli stessi effetti della raccomandata con ricevuta di ritorno, salvo che la legge disponga diversamente.
Se non leggo la PEC, il messaggio si considera ricevuto?
Sì, se è stato reso disponibile nel domicilio digitale, salva la prova che la mancata consegna sia dovuta a un fatto non imputabile al destinatario.
Un docente iscritto a un albo professionale cosa deve fare?
Per la sua posizione professionale vale l'obbligo di domicilio digitale in INI-PEC previsto per gli iscritti in albi ed elenchi, indipendentemente dal lavoro a scuola.
Posso cambiare il mio domicilio digitale?
Sì. Il CAD prevede la facoltà di eleggere o modificare il domicilio e l'obbligo di comunicare ogni variazione, secondo le modalità delle Linee guida AgID.
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