Portale SIDI: gestione alunni frequentanti in corso d'anno, cosa aggiornare dopo settembre

Questo articolo riguarda la fase che segue la comunicazione di inizio anno. Per la procedura di settembre rimandiamo alla guida su come comunicare gli alunni frequentanti nell'Anagrafe Nazionale Studenti 2026/27; per il quadro complessivo delle rilevazioni, all'articolo sulle rilevazioni SIDI di avvio anno.

Che cosa resta da gestire nell'Anagrafe Nazionale Studenti dopo settembre?

Dopo settembre resta da gestire tutto ciò che cambia nella posizione degli studenti durante l'anno: trasferimenti tra scuole, iscrizioni ad anno avviato, ritiri e interruzioni di frequenza. Secondo il Ministero, lo stato dell'alunno va aggiornato nel corso dell'anno ogni volta che si verifica uno di questi eventi, non solo nelle finestre di rilevazione.

L'Anagrafe Nazionale degli Studenti (ANS) è stata istituita dall'art. 3 del D.Lgs. 76/2005 per garantire il diritto-dovere all'istruzione e alla formazione. Il D.M. 692 del 25 settembre 2017 ha riordinato in un unico provvedimento le regole di gestione. Come spiega la pagina del Ministero dell'Istruzione e del Merito dedicata all'Anagrafe, ogni istituzione scolastica inserisce e aggiorna i dati dei propri studenti sul portale SIDI, nell'area Alunni, e vede solo le informazioni di propria competenza.

Il calendario indicato dal Ministero scandisce l'anno in quattro momenti:

• settembre: comunicazione dei frequentanti dell'anno in corso;
• nel corso dell'anno: aggiornamento dello stato dell'alunno in caso di trasferimento o interruzione di frequenza;
• gennaio-febbraio: acquisizione delle nuove iscrizioni tramite le Iscrizioni on line;
• giugno-settembre: comunicazione degli esiti finali di scrutini ed esami.

Le date operative delle singole finestre vengono comunicate con gli avvisi pubblicati sul portale SIDI e con le note ministeriali dell'anno. Conviene controllarle lì, perché possono variare da un anno all'altro.

Chi è abilitato a inserire e controllare i dati?

L'accesso all'area Alunni del SIDI è riservato al personale della scuola con un profilo abilitato. In genere la dirigenza scolastica attribuisce le abilitazioni agli assistenti amministrativi della segreteria didattica, mentre il DSGA organizza il lavoro e verifica che le scadenze siano rispettate.

Nella pratica conviene distinguere due ruoli. Chi inserisce registra gli eventi (arrivi, uscite, interruzioni) man mano che la segreteria riceve la documentazione. Chi controlla, a intervalli regolari, confronta i dati del SIDI con quelli presenti negli archivi della scuola. Separare i due compiti riduce gli errori di battitura e le posizioni rimaste in sospeso.

Ad avvio anno vale la pena verificare che le abilitazioni siano aggiornate: il personale trasferito o con incarico concluso non dovrebbe mantenere l'accesso, e i nuovi assistenti amministrativi devono ricevere il profilo prima di dover lavorare sulle pratiche. Per i problemi di accesso con SPID o CIE, vedi la guida sui blocchi tipici del portale SIDI in avvio d'anno.

Come si registrano trasferimenti e iscrizioni ad anno avviato?

Il trasferimento si registra in due passaggi collegati: la scuola di partenza chiude la frequenza dello studente e la scuola di arrivo lo acquisisce tra i propri frequentanti. Finché entrambi i passaggi non sono completati, la posizione nell'Anagrafe resta incompleta e lo studente può risultare non assegnato correttamente.

Trasferimento in uscita

La segreteria registra l'uscita solo dopo aver ricevuto la richiesta della famiglia e, dove previsto, il nulla osta. Va indicata la data effettiva di fine frequenza e va trasmessa la documentazione alla scuola di destinazione. Una data inserita in anticipo o in ritardo crea sovrapposizioni tra le due scuole.

Trasferimento in entrata

La scuola che accoglie lo studente lo inserisce tra i frequentanti con la classe e la sezione di assegnazione. Se la scuola di provenienza non ha ancora chiuso la posizione, conviene contattarla prima di procedere, per evitare che lo studente risulti frequentante in due istituti contemporaneamente.

Iscrizioni ad anno avviato

Le iscrizioni che arrivano fuori dal periodo delle Iscrizioni on line, per esempio per studenti che arrivano dall'estero o cambiano residenza, si gestiscono direttamente nell'area Alunni. È utile raccogliere subito i dati anagrafici completi e il codice fiscale, che è la chiave con cui l'Anagrafe riconosce lo studente.

Cosa comunicare in caso di ritiro o interruzione di frequenza?

Quando uno studente smette di frequentare, la segreteria aggiorna il suo stato nell'Anagrafe indicando l'interruzione e la data. Questa informazione ha un peso specifico: l'Anagrafe serve proprio a seguire il diritto-dovere all'istruzione, quindi una frequenza interrotta e non registrata impedisce di individuare i casi da seguire.

Tre situazioni vanno tenute distinte:

• ritiro formale, richiesto dalla famiglia o dallo studente maggiorenne, con documentazione agli atti;
• trasferimento, che non è un'interruzione ma un cambio di scuola, e va registrato come tale;
• frequenza cessata di fatto, cioè assenze prolungate senza comunicazioni: in questo caso la scuola attiva prima le verifiche previste con la famiglia e, per gli studenti in obbligo, con gli enti competenti.

Per gli studenti con disabilità, il Ministero precisa che i dati relativi sono trattati in una partizione separata dell'Anagrafe (D.M. 162/2016). Anche questi dati vanno aggiornati quando lo studente cambia scuola, rispettando le regole di riservatezza.

Come si mantiene l'allineamento con il registro elettronico?

Il registro elettronico e l'Anagrafe devono raccontare la stessa situazione: stessi studenti, stesse classi, stesse date di ingresso e uscita. Il metodo più semplice è un controllo di coerenza periodico, per esempio mensile, tra l'elenco dei frequentanti nel SIDI e gli elenchi di classe usati dai docenti.

I punti da confrontare sono pochi:

• studenti presenti nel registro ma non nell'Anagrafe, o viceversa;
• classe o sezione diversa tra i due sistemi dopo uno spostamento interno;
• date di trasferimento o di interruzione non corrispondenti;
• dati anagrafici diversi, in particolare codice fiscale e cognome.

Un controllo regolare durante l'anno rende più semplice la fase di giugno-settembre, quando si comunicano gli esiti di scrutini ed esami: se l'elenco dei frequentanti è corretto, gli esiti si abbinano senza correzioni dell'ultimo momento.

Quali sono gli errori frequenti e cosa fare se il SIDI blocca l'operazione?

La maggior parte dei blocchi dipende da dati incompleti, da posizioni aperte in un'altra scuola o da problemi di profilo. Ecco i casi più ricorrenti e come affrontarli.

Cosa fare se lo studente risulta frequentante in un'altra scuola

Di solito significa che la scuola di provenienza non ha ancora registrato l'uscita. Contatta la segreteria di quella scuola, chiedi la chiusura della posizione con la data corretta e riprova l'inserimento dopo l'aggiornamento.

Cosa fare se il codice fiscale non viene riconosciuto

Controlla che corrisponda al documento consegnato dalla famiglia e che nome, cognome e data di nascita siano coerenti. Per studenti arrivati dall'estero, verifica che il codice fiscale sia già stato attribuito in modo definitivo.

Cosa fare se il ruolo non compare o la sessione decade

Se nell'elenco delle funzioni non compare l'area Alunni, il profilo non è stato abilitato o è scaduto: serve una nuova abilitazione da parte della dirigenza. Se la sessione si chiude durante l'inserimento, salva il lavoro a blocchi brevi e verifica gli avvisi pubblicati sul portale SIDI, che segnalano eventuali interventi tecnici.

Cosa fare se la data inserita è sbagliata

Correggila appena te ne accorgi, prima delle finestre di rilevazione successive. Una data errata può far risultare lo studente assente o presente in due scuole nello stesso periodo.

Domande frequenti sulla gestione degli alunni frequentanti durante l'anno

L'Anagrafe va aggiornata solo a settembre?

No. Il Ministero indica che lo stato dell'alunno va aggiornato nel corso dell'anno in caso di trasferimento o interruzione di frequenza. Settembre è il momento della comunicazione iniziale dei frequentanti, non l'unica occasione.

Chi deve registrare un trasferimento: la scuola di partenza o quella di arrivo?

Entrambe, ciascuna per la propria parte. La scuola di partenza chiude la frequenza con la data effettiva, quella di arrivo inserisce lo studente tra i propri frequentanti.

Quali scuole sono tenute a gestire l'Anagrafe?

Tutte le scuole del sistema nazionale di istruzione, dalla scuola dell'infanzia alla secondaria di secondo grado. Sono inclusi anche i Centri provinciali per l'istruzione degli adulti (CPIA).

Dove trovo le date delle rilevazioni di quest'anno?

Negli avvisi pubblicati sul portale SIDI e nelle note del Ministero. Le finestre possono cambiare da un anno all'altro, per cui è meglio non basarsi sul calendario dell'anno precedente.

Uno studente che smette di frequentare va segnalato subito?

Se si tratta di un ritiro formale, sì, con la data e la documentazione. Se la frequenza cessa di fatto, la scuola attiva prima le verifiche con la famiglia e, per chi è in obbligo, con gli enti competenti.

I dati degli studenti con disabilità seguono una procedura diversa?

Sono trattati in una partizione separata dell'Anagrafe, prevista dal D.M. 162/2016, con regole di riservatezza specifiche. Anche questi dati vanno aggiornati in caso di trasferimento.

Ogni quanto conviene controllare la coerenza tra SIDI e registro?

Una cadenza mensile è in genere sufficiente, con un controllo in più prima delle finestre di rilevazione e prima degli scrutini. L'importante è che il confronto sia regolare e documentato.