A settembre i collegi docenti assegnano collaboratori del dirigente scolastico, responsabili di plesso, funzioni strumentali e altre figure di sistema per l'anno 2026/27. Ogni anno molte nomine vengono contestate o rifiutate per mancata chiarezza su compiti, durata, compenso dal MOF e responsabilità in caso di firma o vigilanza. L'art. 25 del D.Lgs. 165/2001 e il DPR 275/1999 tracciano il perimetro entro cui la dirigenza scolastica può delegare, mentre la contrattazione integrativa d'istituto definisce il compenso. In questa guida vediamo quali sono le figure di sistema, cosa può fare un responsabile di plesso, come si scrive una nomina e come gestire una contestazione.
Chi sono le figure di sistema nella scuola 2026/27
Le figure di sistema sono docenti che, oltre all'attività didattica ordinaria, ricevono un incarico organizzativo o didattico aggiuntivo per il funzionamento dell'istituto. Le principali sono: collaboratori del dirigente scolastico (fino al 10% del personale docente in servizio), responsabili di plesso, funzioni strumentali al PTOF, referenti di area (bullismo, inclusione, orientamento, valutazione), animatore digitale, coordinatori di dipartimento e di classe. La distinzione fondamentale è tra incarichi organizzativi, che riguardano il funzionamento dei plessi o degli uffici, e incarichi didattici, che riguardano il coordinamento della progettazione e della valutazione. Non tutte le figure sono presenti in ogni scuola: il collegio dei docenti delibera le funzioni strumentali sulla base del PTOF, mentre le altre figure vengono designate direttamente dal dirigente sulla base di criteri deliberati dal collegio.
In sintesi. Collaboratori del DS: massimo 10% dei docenti in servizio, designati dal DS. Responsabili di plesso: designati dal DS su criteri deliberati dal collegio. Funzioni strumentali: deliberate dal collegio dei docenti sul PTOF. Compenso: dal Fondo per il Miglioramento dell'Offerta Formativa (MOF) via contrattazione integrativa d'istituto. Riferimenti: art. 25 D.Lgs. 165/2001, art. 5 DPR 275/1999.
Cosa può fare un responsabile di plesso e cosa resta al dirigente scolastico
La distinzione più delicata è tra delega organizzativa, ammessa per il responsabile di plesso, e delega dirigenziale, limitata ai collaboratori del dirigente scolastico entro un perimetro definito. L'art. 25 del D.Lgs. 165/2001 attribuisce al dirigente la rappresentanza legale, la gestione unitaria dell'istituzione, l'adozione dei provvedimenti di gestione delle risorse e del personale, la responsabilità per i risultati del servizio e il potere di firma degli atti dirigenziali. Il responsabile di plesso, invece, ha compiti organizzativi delegati: sostituzione dei docenti assenti nel plesso, vigilanza sugli studenti, gestione delle emergenze, coordinamento con la segreteria, comunicazione con le famiglie del plesso, monitoraggio del rispetto del regolamento di istituto. Non adotta atti dirigenziali autonomi, non firma provvedimenti disciplinari, non dispone del personale in via definitiva.
Il collaboratore del DS, individuato tra i docenti entro il limite del 10% del personale in servizio, può ricevere una delega più ampia che include la firma di specifici atti (circolari, autorizzazioni, comunicazioni ordinarie) sulla base di un provvedimento formale che ne definisce l'ambito. La delega è revocabile e limitata agli atti indicati. In caso di assenza prolungata del dirigente, il primo collaboratore (spesso indicato come vicario) può assumere funzioni di reggenza secondo quanto previsto dall'organigramma di istituto.
Come si individuano le figure di sistema: collegio docenti e designazione del dirigente
Il percorso di individuazione varia in base al tipo di incarico. Le funzioni strumentali sono deliberate dal collegio dei docenti sulla base delle aree previste dal PTOF, secondo quanto stabilito dal CCNL del comparto Istruzione e Ricerca: il collegio individua le aree, definisce i criteri di selezione e designa i docenti che ricopriranno l'incarico. I collaboratori del dirigente scolastico sono invece designati direttamente dal DS, entro il limite del 10% del personale docente in servizio, con un provvedimento formale motivato. I responsabili di plesso sono designati dal DS sulla base di criteri deliberati dal collegio, che valutano competenze organizzative, disponibilità e continuità di servizio nel plesso di riferimento.
Gli altri incarichi (referenti, coordinatori di dipartimento, animatore digitale) seguono modalità intermedie: il collegio delibera i criteri generali, il dirigente formalizza la nomina con atto scritto. In tutti i casi la contrattazione integrativa d'istituto, sottoscritta con le RSU, definisce l'entità del compenso e le modalità di erogazione dal Fondo per il Miglioramento dell'Offerta Formativa. La segreteria digitale di Spaggiari consente di gestire in modo strutturato la protocollazione delle nomine, la conservazione degli atti e la comunicazione formale agli interessati, riducendo il rischio di errori procedurali che possono aprire contestazioni.
Gestire in modo strutturato le nomine delle figure di sistema riduce il rischio di contestazioni. Con la segreteria digitale di Spaggiari la scuola protocolla gli atti di nomina, conserva i documenti in modo tracciabile e comunica formalmente agli interessati, accanto alla gestione ordinaria del personale e agli altri procedimenti amministrativi.
Come scrivere la nomina: oggetto, compiti, durata, compenso dal MOF
Una nomina scritta in modo chiaro è la prima protezione per la scuola e per il docente incaricato. Gli elementi minimi di una nomina di figura di sistema sono nove, tutti da riportare per iscritto.
1. Riferimenti normativi
Richiamo esplicito all'art. 25 D.Lgs. 165/2001, all'art. 5 DPR 275/1999, al CCNL vigente e alla contrattazione integrativa d'istituto per il compenso.
2. Oggetto dell'incarico
Denominazione precisa dell'incarico (per esempio "responsabile del plesso di via X", "collaboratore vicario del dirigente scolastico", "funzione strumentale area 2 sostegno agli studenti"). Non lasciare formule generiche.
3. Durata
Di norma annuale, coincidente con l'anno scolastico. La durata pluriennale è possibile solo se coerente con la contrattazione integrativa e con la delibera collegiale. Va indicata la data di decorrenza e la data di scadenza.
4. Compiti specifici numerati
Elenco puntuale dei compiti richiesti. Meglio un elenco preciso di sei-otto voci che una formula generica del tipo "e ogni altro compito assegnato". Ogni compito deve essere verificabile a fine anno.
5. Compenso dal MOF
Importo lordo dipendente indicato in cifre e riferimento alla voce della contrattazione integrativa d'istituto che lo ha stabilito. Il compenso dei responsabili di plesso proviene dal MOF via contrattazione integrativa: non è un obbligo di legge automatico.
6. Modalità di monitoraggio
Indicazione di come sarà verificato il lavoro svolto (relazione finale, incontri periodici con il DS, rendicontazione delle ore aggiuntive).
7. Recesso e revoca
Clausola che disciplina la possibilità di recesso da parte del docente e di revoca da parte del dirigente scolastico per giustificato motivo. La revoca è un atto dirigenziale motivato e va comunicata per iscritto.
8. Accettazione dell'incarico
Spazio per la firma del docente incaricato con la dicitura "per accettazione". Senza accettazione formale, l'incarico non produce effetti.
9. Pubblicazione e trasparenza
Indicazione della pubblicazione dell'organigramma sul sito della scuola nella sezione amministrazione trasparente e sulla pagina istituzionale del plesso, quando previsto.
Delega e responsabilità: firma, vigilanza, emergenze
Il capitolo più delicato riguarda i confini della delega e le responsabilità che ne derivano. La delega di firma è ammessa per i collaboratori del dirigente scolastico ed è sempre limitata ad atti specificamente indicati (per esempio autorizzazione uscite didattiche di durata inferiore alla giornata, comunicazioni ordinarie alle famiglie, verbali di riunioni). Non copre atti dirigenziali che richiedono la firma personale del DS, come i provvedimenti disciplinari, le proposte di assunzione, i contratti. La delega è revocabile in ogni momento con atto scritto.
La vigilanza sui minori è un obbligo primario che deriva dall'art. 2048 del codice civile e coinvolge tutti i docenti in servizio. Il responsabile di plesso coordina l'organizzazione della vigilanza (turni di sorveglianza durante l'intervallo, entrata e uscita, sostituzione dei docenti assenti) ma non assume la responsabilità personale della vigilanza svolta dai singoli docenti. La gestione delle emergenze segue il piano di sicurezza dell'istituto: il responsabile di plesso è di norma inserito nella squadra addetta alle emergenze come coordinatore locale ed è responsabile dell'attuazione delle procedure di evacuazione, in stretto raccordo con l'RSPP e con il dirigente scolastico. Ogni atto compiuto (comunicazioni, richieste di intervento, decisioni operative) va documentato per iscritto, con protocollazione, per costituire prova della corretta gestione in caso di contestazioni successive.
Errori frequenti nella nomina e cosa fare se un incarico viene rifiutato o contestato
Le esperienze degli ultimi anni scolastici hanno fatto emergere alcuni errori ricorrenti nella redazione delle nomine.
Compenso non chiaro. Nomine che rimandano genericamente alla contrattazione integrativa senza indicare cifre precise creano contestazioni a consuntivo. L'importo va indicato per esteso, anche in via provvisoria, con clausola di adeguamento a chiusura della contrattazione.
Compiti generici. Formule come "collaborare con il dirigente scolastico" o "svolgere ogni altra funzione necessaria" non sono verificabili e rendono difficile il monitoraggio. Meglio sei-otto voci concrete.
Delega ambigua tra più figure. Se due responsabili di plesso hanno lo stesso ambito senza una gerarchia chiara, o se le competenze del collaboratore vicario si sovrappongono a quelle del secondo collaboratore, nascono conflitti di ruolo. L'organigramma va disegnato in modo che non ci siano zone grigie.
Mancato collegamento con la contrattazione integrativa. Nominare figure senza aver prima definito il compenso in contrattazione porta a rifiuti o richieste tardive di adeguamento.
Cosa fare se un docente rifiuta l'incarico o lo contesta formalmente
Il rifiuto di un incarico designato dal dirigente è legittimo quando la nomina non è motivata o non rispetta i criteri deliberati dal collegio. La prassi è verbalizzare la comunicazione del docente, avviare una ricerca alternativa e riorganizzare i compiti in caso di indisponibilità generalizzata. In caso di contestazione formale (per esempio RSU che segnalano un contrasto con la contrattazione), il dirigente convoca un incontro con le rappresentanze sindacali, ridefinisce l'atto se necessario e verbalizza la correzione.
Domande frequenti su responsabili di plesso e figure di sistema 2026/27
Qual è la differenza tra un collaboratore del dirigente scolastico e un responsabile di plesso?
Il collaboratore del DS opera trasversalmente sull'intero istituto e può ricevere delega di firma su atti specifici; il responsabile di plesso opera all'interno di un singolo plesso e ha compiti prevalentemente organizzativi (vigilanza, sostituzioni, emergenze, coordinamento con la segreteria) senza delega di firma su atti dirigenziali.
Chi paga il compenso del responsabile di plesso e del collaboratore del dirigente scolastico?
Il compenso proviene dal Fondo per il Miglioramento dell'Offerta Formativa (MOF), assegnato annualmente dal Ministero, e viene distribuito secondo le voci definite dalla contrattazione integrativa d'istituto sottoscritta con le RSU. Non è un obbligo di legge, dipende dagli accordi interni.
Un docente può rifiutare l'incarico di figura di sistema?
Sì, il docente può rifiutare l'incarico. Il rifiuto va verbalizzato per iscritto e il dirigente scolastico procede con la ricerca di un'alternativa. Non ci sono sanzioni previste per il rifiuto; il dirigente può però valutare la coerenza complessiva dell'organizzazione del plesso quando programma gli incarichi degli anni successivi.
La nomina di responsabile di plesso può essere revocata a metà anno?
Sì, la revoca è possibile per giustificato motivo con atto scritto e motivato del dirigente scolastico. La motivazione può riguardare il venir meno del rapporto fiduciario, la mancata esecuzione dei compiti, esigenze organizzative sopravvenute. La revoca va comunicata al docente e ne viene informato il collegio.
Il responsabile di plesso può firmare atti al posto del dirigente scolastico?
No, di norma no. Solo i collaboratori del dirigente scolastico possono ricevere delega di firma su specifici atti indicati per iscritto (per esempio autorizzazioni uscite didattiche brevi, circolari ordinarie). Il responsabile di plesso svolge compiti organizzativi ma non firma atti dirigenziali autonomi.
Lo stesso docente può cumulare più incarichi (per esempio responsabile di plesso e funzione strumentale)?
Il cumulo è possibile se non genera conflitto di interessi e se il carico complessivo è sostenibile con la didattica ordinaria. La contrattazione integrativa d'istituto può porre limiti al cumulo o disciplinare la percentuale massima di compenso derivante da incarichi aggiuntivi.
Cosa succede se il responsabile di plesso è assente per malattia o motivi personali?
Il dirigente scolastico individua di norma un sostituto tra i docenti del plesso, secondo criteri definiti in sede di nomina o nel piano organizzativo. Se la nomina originaria prevede un sostituto designato, la sostituzione è automatica; altrimenti serve un atto del DS.
Le nomine delle figure di sistema devono essere pubblicate?
L'organigramma della scuola è di norma pubblicato nella sezione amministrazione trasparente del sito istituzionale. I nomi dei collaboratori del DS, dei responsabili di plesso e delle funzioni strumentali sono informazioni pubbliche, in quanto riferite al funzionamento dell'istituzione scolastica. I compensi individuali seguono regole specifiche di pubblicità previste dalla normativa sulla trasparenza.
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