Risposta rapida
Le famiglie possono chiedere alla scuola di vedere o copiare documenti amministrativi, come verifiche scritte e verbali, se hanno un interesse diretto, concreto e attuale. La richiesta va motivata. La scuola risponde entro trenta giorni: in caso di silenzio la richiesta si intende respinta. L'esame è gratuito, la copia richiede il rimborso del costo di riproduzione. Vanno tutelati i dati di terzi.
Una famiglia che vuole rivedere la verifica del figlio, leggere il verbale di un consiglio di classe o avere copia di un documento conservato in segreteria si muove dentro regole precise. Le stabilisce la legge 7 agosto 1990, n. 241, che disciplina l'accesso ai documenti amministrativi agli artt. 22 e seguenti, insieme al regolamento attuativo e alle norme sull'accesso civico. Il Garante per la protezione dei dati personali, nelle sue FAQ su scuola e privacy, lo conferma: è possibile accedere agli atti e ai documenti amministrativi detenuti dalla scuola ai sensi della legge 241/1990, artt. 22 e seguenti. Questa guida riassume cosa dice il testo vigente, senza aggiungere obblighi che la legge non prevede.
Che cosa prevede la legge 241/1990 sull'accesso agli atti?
L'art. 22 definisce il diritto di accesso come il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi. Sono interessati i soggetti privati che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento richiesto.
La stessa norma chiarisce cosa si intende per documento amministrativo: ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi a uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse. Il principio generale è che tutti i documenti amministrativi sono accessibili, salvo le esclusioni dell'art. 24.
Due precisazioni contano nella pratica scolastica. Non sono accessibili, con questo strumento, le informazioni che non hanno forma di documento amministrativo. E il diritto si può esercitare fino a quando l'amministrazione ha l'obbligo di detenere il documento.
Che differenza c'è tra accesso documentale e accesso civico?
L'accesso della legge 241/1990, detto documentale, richiede un interesse qualificato e una richiesta motivata. L'art. 24 esclude espressamente le istanze preordinate a un controllo generalizzato dell'operato delle amministrazioni.
Il decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 prevede invece l'accesso civico, all'art. 5, in due forme:
- accesso civico semplice: chiunque può chiedere documenti, informazioni o dati che l'amministrazione aveva l'obbligo di pubblicare e non ha pubblicato;
- accesso civico generalizzato: chiunque può accedere a dati e documenti ulteriori rispetto a quelli da pubblicare, nel rispetto dei limiti dell'art. 5-bis.
Per l'accesso civico non serve dimostrare una legittimazione particolare e l'istanza non richiede motivazione: basta identificare i dati o i documenti richiesti. Il rilascio è gratuito, salvo il rimborso del costo effettivamente sostenuto e documentato per la riproduzione su supporti materiali.
Accanto a questi due strumenti c'è il diritto di ciascuno di conoscere i propri dati personali. Le FAQ del Garante ricordano che ogni persona ha diritto di sapere se sono conservate informazioni che la riguardano e di farle rettificare se errate o non aggiornate, rivolgendosi al titolare del trattamento, in genere l'istituto scolastico.
Si possono chiedere verifiche scritte e verbali?
La legge non contiene un elenco dei documenti scolastici accessibili: la risposta discende dai principi generali. Una verifica scritta corretta e valutata, conservata dalla scuola, o il verbale di un organo collegiale rientrano nella definizione ampia di documento amministrativo dell'art. 22, che comprende anche gli atti interni. Per la famiglia dello studente interessato, il collegamento tra il documento e la propria situazione è normalmente il punto da motivare nella richiesta.
Sul fronte della trasparenza, le FAQ del Garante precisano che le informazioni sul rendimento scolastico sono soggette a un regime di conoscibilità stabilito dal Ministero. Allo stesso tempo, nel pubblicare i voti di scrutini ed esami, la scuola deve evitare di diffondere dati sulla salute o altri dati personali non pertinenti.
Il caso dei verbali è più delicato. Un verbale di consiglio di classe può contenere valutazioni o informazioni su altri alunni. Qui entrano in gioco i controinteressati, cioè le persone che dall'accesso vedrebbero compromesso il diritto alla riservatezza, e la scuola deve valutarne la posizione prima di decidere. Sul tema della validità e della gestione dei verbali, abbiamo approfondito il caso delle sedute a distanza e delle delibere online.
Come si presenta la richiesta e in quali tempi risponde la scuola?
Il regolamento approvato con DPR 12 aprile 2006, n. 184 distingue due strade. Se dalla natura del documento non risultano controinteressati, l'accesso può essere esercitato in via informale, anche con richiesta verbale, all'ufficio competente a formare l'atto o a detenerlo stabilmente. Il richiedente indica gli estremi del documento o gli elementi per individuarlo, specifica e, se occorre, comprova l'interesse, dimostra la propria identità. La richiesta è esaminata immediatamente e senza formalità.
Se l'accoglimento immediato non è possibile, o sorgono dubbi su legittimazione, interesse, accessibilità del documento o presenza di controinteressati, la scuola invita a presentare una richiesta formale, di cui rilascia ricevuta. I passaggi chiave fissati dalla norma sono questi:
- il procedimento si conclude entro trenta giorni dalla presentazione della richiesta (art. 25 della legge 241/1990 e art. 6 del regolamento);
- se la richiesta è irregolare o incompleta, la scuola lo comunica entro dieci giorni e il termine riparte dalla richiesta corretta;
- responsabile del procedimento è il dirigente, il funzionario preposto o altro dipendente dell'unità competente a formare o detenere il documento;
- l'esame dei documenti è gratuito; il rilascio di copia è subordinato al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni sul bollo e i diritti di ricerca e visura.
Per l'accesso civico i tempi sono simili: l'art. 5 del D.Lgs. 33/2013 prevede un provvedimento espresso e motivato entro trenta giorni dalla presentazione dell'istanza.
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Quali sono i limiti e come si tutelano i terzi?
L'art. 24 della legge 241/1990 elenca i casi di esclusione e consente al Governo di prevedere, con regolamento, la sottrazione all'accesso di documenti che riguardano la vita privata o la riservatezza di persone fisiche. Lo stesso articolo stabilisce però un punto fermo: deve comunque essere garantito l'accesso ai documenti la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere i propri interessi giuridici. Per i documenti con dati sensibili e giudiziari l'accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile.
Prima di negare, la scuola deve considerare strumenti meno drastici. L'accesso non può essere negato se è sufficiente il differimento, e l'art. 25 ammette rifiuto, differimento e limitazione solo nei casi dell'art. 24 e con motivazione.
Quando individua controinteressati, la scuola deve dare loro comunicazione con raccomandata con avviso di ricevimento o per via telematica, se hanno acconsentito a questa forma. Entro dieci giorni dalla ricezione possono presentare una motivata opposizione; decorso il termine, la scuola decide. Per l'accesso civico generalizzato, l'art. 5-bis del D.Lgs. 33/2013 aggiunge che, se i limiti riguardano solo alcuni dati o parti del documento, deve essere consentito l'accesso alle altre parti.
Sul trattamento dei dati degli alunni nelle comunicazioni scolastiche, il Garante ricorda che nelle circolari e nelle comunicazioni non rivolte a destinatari specifici non vanno inseriti dati che rendano identificabili gli alunni. Il quadro generale è raccolto anche nella pagina tematica del Garante dedicata alla scuola e nella nostra guida su privacy a scuola, graduatorie, chat, foto e voti.
Cosa si può fare se la scuola nega l'accesso o non risponde?
Per l'accesso documentale, decorsi inutilmente trenta giorni la richiesta si intende respinta. Contro il diniego, espresso o tacito, o contro il differimento, il richiedente può ricorrere al tribunale amministrativo regionale: le controversie sono disciplinate dal codice del processo amministrativo. L'art. 25 prevede in alternativa, nello stesso termine, una richiesta di riesame: al difensore civico per gli atti di comuni, province e regioni, alla Commissione per l'accesso per gli atti delle amministrazioni centrali e periferiche dello Stato. Difensore civico e Commissione si pronunciano entro trenta giorni.
Per l'accesso civico, in caso di diniego totale o parziale o di mancata risposta, si può presentare richiesta di riesame al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, che decide entro venti giorni con provvedimento motivato.
Per l'accesso ai propri dati personali, le FAQ del Garante indicano che, se la scuola non risponde o il riscontro non è adeguato, ci si può rivolgere al Garante o alla magistratura ordinaria.
Errori frequenti e cosa fare se
Errore: presentare una richiesta non motivata
L'accesso documentale richiede una motivazione che colleghi il documento a un interesse diretto, concreto e attuale. Cosa fare: indicare in modo chiaro il documento e la ragione della richiesta.
Errore: usare l'accesso documentale per un controllo generale. L'art. 24 lo esclude. Cosa fare: se l'obiettivo è conoscere dati o documenti dell'amministrazione in generale, valutare l'accesso civico del D.Lgs. 33/2013.
Errore: per la scuola, ignorare i controinteressati. Se un documento contiene dati di altri alunni o di terzi identificabili, va data comunicazione ai controinteressati. Cosa fare: verificare il contenuto prima di rispondere e, se ci sono controinteressati, seguire la procedura formale.
Errore: confondere esame e copia. La visione è gratuita, la copia richiede il rimborso del costo di riproduzione. Cosa fare: chiarire nella richiesta se si vuole solo vedere il documento o averne copia.
Cosa fare se la richiesta è incompleta. La scuola deve segnalarlo entro dieci giorni; il termine di trenta giorni riparte dalla richiesta corretta.
Domande frequenti
Un genitore può vedere la verifica scritta del figlio?
La verifica conservata dalla scuola rientra nella nozione di documento amministrativo dell'art. 22 della legge 241/1990; la richiesta va motivata con l'interesse collegato al documento.
Serve sempre una richiesta scritta?
No. Se non ci sono controinteressati, il regolamento consente l'accesso informale, anche con richiesta verbale all'ufficio competente.
Entro quanto tempo deve rispondere la scuola?
Entro trenta giorni dalla presentazione della richiesta. Se non risponde, la richiesta si intende respinta.
La copia dei documenti è gratuita?
L'esame è gratuito; il rilascio di copia è subordinato al rimborso del costo di riproduzione, salve le norme sul bollo e i diritti di ricerca e visura.
Si può avere il verbale di un consiglio di classe?
Il verbale è un documento amministrativo, ma se contiene dati di altri alunni la scuola deve considerare i controinteressati e i limiti dell'art. 24.
Chi sono i controinteressati?
Le persone, individuate o facilmente individuabili, che dall'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza. Possono opporsi entro dieci giorni dalla comunicazione.
Cos'è l'accesso civico generalizzato?
Il diritto di chiunque, senza motivazione, di accedere a dati e documenti delle pubbliche amministrazioni, nei limiti dell'art. 5-bis del D.Lgs. 33/2013.
Cosa fare se l'accesso viene negato?
Per l'accesso documentale si può ricorrere al TAR o chiedere il riesame nei casi previsti dall'art. 25; per l'accesso civico si chiede il riesame al responsabile della trasparenza.
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