Risposta rapida
L'albo online serve alla pubblicità legale degli atti, secondo la legge 69/2009. La sezione Amministrazione trasparente, prevista dal D.Lgs. 33/2013, raccoglie i dati a pubblicazione obbligatoria. I dati restano pubblicati di norma per 5 anni. Se un dato obbligatorio manca, chiunque può chiederlo con l'accesso civico: la risposta arriva entro trenta giorni.
Ogni scuola statale gestisce sul proprio sito due spazi di pubblicazione con funzioni diverse: l'albo online e la sezione Amministrazione trasparente. Per dirigenti, DSGA e segreterie è utile distinguerli, perché rispondono a norme differenti e hanno regole diverse su cosa pubblicare e per quanto tempo.
Le scuole rientrano tra le amministrazioni pubbliche: il D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165, art. 1, comma 2, include espressamente "gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative". Questa guida si basa sul testo vigente pubblicato su Normattiva.
Che differenza c'è tra albo online e Amministrazione trasparente?
L'albo online risponde a un'esigenza di pubblicità legale. La legge 18 giugno 2009, n. 69, art. 32, stabilisce che dal 1° gennaio 2010 gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi con effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei siti informatici delle amministrazioni. Dal 1° gennaio 2011 le pubblicazioni in forma cartacea non hanno più effetto di pubblicità legale.
La stessa norma chiede che la pubblicazione rispetti i principi di eguaglianza e non discriminazione e i requisiti di accessibilità, e precisa che la mancata pubblicazione rileva ai fini della valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili.
La sezione Amministrazione trasparente risponde invece al principio di trasparenza del D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33. L'art. 1 la definisce come accessibilità totale dei dati e documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, per tutelare i diritti dei cittadini, promuovere la partecipazione e favorire forme diffuse di controllo sull'uso delle risorse pubbliche.
In sintesi: l'albo dà efficacia giuridica alla conoscenza degli atti; la sezione trasparenza rende accessibili in modo stabile dati e documenti sull'organizzazione e sull'attività della scuola.
Cosa va pubblicato e dove?
All'albo online vanno gli atti e i provvedimenti per i quali la normativa prevede un effetto di pubblicità legale.
Nella sezione Amministrazione trasparente vanno i dati, le informazioni e i documenti a pubblicazione obbligatoria. L'art. 9 del D.Lgs. 33/2013 prevede tre regole pratiche:
- la sezione si chiama "Amministrazione trasparente" ed è collocata nella home page del sito istituzionale;
- per evitare duplicazioni, la pubblicazione può essere sostituita da un collegamento ipertestuale alla parte del sito in cui i dati sono già presenti;
- non si possono usare filtri o soluzioni tecniche che impediscano ai motori di ricerca di indicizzare la sezione.
L'art. 7 aggiunge che i documenti e i dati a pubblicazione obbligatoria sono pubblicati in formato di tipo aperto e sono riutilizzabili, con l'obbligo di citare la fonte e rispettarne l'integrità.
Per quanto tempo restano pubblicati?
L'art. 8 del D.Lgs. 33/2013 fissa le regole sulla durata della pubblicazione in Amministrazione trasparente:
- gli atti a pubblicazione obbligatoria sono pubblicati tempestivamente;
- gli altri dati e informazioni sono pubblicati e mantenuti aggiornati;
- la durata è di 5 anni, decorrenti dal 1° gennaio dell'anno successivo a quello da cui decorre l'obbligo, e comunque fino a quando gli atti producono i loro effetti;
- restano salvi i diversi termini previsti dalla normativa sul trattamento dei dati personali.
Trascorsi questi termini, i dati e i documenti restano accessibili tramite l'accesso civico. Il comma 3-bis prevede inoltre che l'Autorità nazionale anticorruzione possa individuare casi in cui la durata della pubblicazione sia inferiore a 5 anni.
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Come si rispettano i dati personali nei documenti pubblicati?
Il D.Lgs. 33/2013 inserisce la trasparenza in un quadro di equilibrio. L'art. 1, comma 2, precisa che la trasparenza opera nel rispetto delle disposizioni su segreto di Stato, segreto d'ufficio, segreto statistico e protezione dei dati personali. L'art. 8 fa salvi i diversi termini di pubblicazione previsti dalla normativa sui dati personali.
In pratica, prima di pubblicare un documento la segreteria può porsi alcune domande:
- il documento rientra davvero tra quelli da pubblicare?
- contiene dati personali non necessari alla finalità della pubblicazione?
- la durata della pubblicazione è coerente con le regole sui dati personali?
La regola di prudenza è pubblicare solo i dati necessari. Per i casi dubbi è opportuno un confronto interno prima della pubblicazione.
Che cos'è l'accesso civico e come si presenta?
L'art. 5 del D.Lgs. 33/2013 prevede due forme di accesso civico:
- accesso civico per dati a pubblicazione obbligatoria: chiunque può chiedere documenti, informazioni o dati che la scuola doveva pubblicare e non ha pubblicato;
- accesso civico generalizzato: chiunque può accedere a dati e documenti ulteriori, nei limiti previsti dall'art. 5-bis a tutela di interessi giuridicamente rilevanti.
Le regole principali:
- non ci sono limiti sulla legittimazione del richiedente e l'istanza non richiede motivazione;
- può essere inviata anche per via telematica all'ufficio che detiene i dati, all'Ufficio relazioni con il pubblico, a un altro ufficio indicato nella sezione Amministrazione trasparente oppure, per i dati a pubblicazione obbligatoria, al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza;
- il rilascio è gratuito, salvo il rimborso del costo di riproduzione su supporti materiali;
- se ci sono controinteressati, la scuola li informa e questi possono presentare un'opposizione motivata entro dieci giorni;
- il procedimento si conclude con un provvedimento espresso e motivato entro trenta giorni dalla presentazione dell'istanza.
Se la richiesta riguarda dati a pubblicazione obbligatoria, la scuola li pubblica sul sito e comunica al richiedente il collegamento. L'accesso civico è diverso dall'accesso documentale ai verbali e agli atti, trattato nella guida sull'accesso agli atti a scuola. Per le comunicazioni digitali con il personale è utile anche la guida su PEC e domicilio digitale.
Errori frequenti e cosa fare se
Errore: confondere albo online e Amministrazione trasparente
I due spazi rispondono a norme diverse. Cosa fare: verificare per ogni atto se serve la pubblicità legale, la pubblicazione obbligatoria in trasparenza o entrambe.
Errore: pubblicare documenti in formati non aperti. L'art. 7 richiede il formato di tipo aperto. Cosa fare: controllare il formato dei file prima del caricamento.
Errore: bloccare l'indicizzazione della sezione. L'art. 9 vieta i filtri per i motori di ricerca. Cosa fare: verificare le impostazioni del sito con chi lo gestisce.
Errore: lasciare online dati personali non necessari. La trasparenza opera nel rispetto della protezione dei dati. Cosa fare: rileggere i documenti prima della pubblicazione.
Cosa fare se arriva una richiesta di accesso civico. Verificare se ci sono controinteressati e rispondere con provvedimento motivato entro trenta giorni.
Domande frequenti
Le scuole devono avere la sezione Amministrazione trasparente?
Sì, le scuole sono amministrazioni pubbliche secondo il D.Lgs. 165/2001 e la sezione va collocata nella home page del sito istituzionale.
Da quando l'albo cartaceo non ha più valore legale?
Secondo la legge 69/2009, dal 1° gennaio 2011 le pubblicazioni cartacee non hanno effetto di pubblicità legale.
Per quanto tempo restano online i dati in Amministrazione trasparente?
Di norma 5 anni dal 1° gennaio dell'anno successivo all'obbligo, e comunque finché gli atti producono effetti, salvo i diversi termini sui dati personali.
Chi può presentare una richiesta di accesso civico?
Chiunque, senza limiti di legittimazione e senza motivazione.
Quanto tempo ha la scuola per rispondere?
Trenta giorni dalla presentazione dell'istanza, con provvedimento espresso e motivato.
L'accesso civico ha un costo?
No, il rilascio è gratuito, salvo il rimborso del costo di riproduzione su supporti materiali.
Si può usare un collegamento invece di ripubblicare un documento?
Sì, l'art. 9 consente di sostituire la pubblicazione con un collegamento ipertestuale alla parte del sito in cui il dato è già presente.
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