Risposta rapida
Gli open day non sono disciplinati da una norma specifica: sono iniziative organizzative della scuola, da collegare al PTOF e all'orientamento. Il punto delicato è la privacy. Foto e video dei genitori per uso personale sono leciti, ma la diffusione di immagini di minori richiede il consenso dei genitori, e il Garante ha sanzionato scuole che hanno pubblicato video senza una base giuridica adeguata.
Con le iscrizioni all'anno scolastico 2027/28 in avvicinamento, molte scuole stanno definendo il calendario degli open day e delle altre iniziative di orientamento in entrata. Una norma che li renda obbligatori o ne fissi le modalità non esiste: sono scelte organizzative dell'istituto. Esistono però regole generali che si applicano a qualunque evento in cui la scuola raccoglie dati di famiglie e alunni o produce foto e video. Questa guida le ricostruisce a partire dalle FAQ del Garante su scuola e privacy, da due provvedimenti recenti dell'Autorità e dal Codice in materia di protezione dei dati personali. Per le date e le novità della procedura di iscrizione rimandiamo alla nostra guida sulle iscrizioni 2027-2028.
Perché conviene pianificare ora gli open day?
Perché gli open day precedono la scelta delle famiglie e richiedono scelte che coinvolgono più persone: date, spazi, docenti disponibili, eventuale partecipazione di studenti, moduli di prenotazione, materiali informativi. Decidere per tempo consente di verificare in anticipo due aspetti che spesso vengono lasciati all'ultimo momento: quali dati personali la scuola raccoglierà e se l'evento sarà fotografato o ripreso.
Anche il quadro di riferimento è già disponibile. Gli open day presentano l'offerta formativa, quindi il documento da cui partire è il Piano triennale dell'offerta formativa. Abbiamo approfondito come e quando si aggiorna nella guida all'aggiornamento annuale del PTOF.
Quali formati e quale calendario scegliere?
La scelta è dell'istituto. Le opzioni più diffuse sono incontri in presenza con visita degli spazi, incontri a piccoli gruppi su prenotazione, presentazioni a distanza, laboratori aperti per i futuri alunni accompagnati dai genitori. Nessuna è prescritta dalla normativa.
Alcuni criteri pratici aiutano a decidere:
- coerenza con l'offerta reale: presentare indirizzi, laboratori e progetti effettivamente previsti dal PTOF;
- accessibilità: orari compatibili con il lavoro dei genitori e attenzione a famiglie con esigenze specifiche;
- capienza e sicurezza: un sistema di prenotazione aiuta a gestire i flussi negli spazi della scuola;
- comunicazione unica: un solo calendario ufficiale, pubblicato sui canali istituzionali, evita informazioni divergenti.
Come coinvolgere docenti e studenti?
Docenti e studenti sono spesso il volto più credibile della scuola durante un open day. Conviene condividere l'organizzazione negli organi collegiali secondo le prassi dell'istituto, definire chi presenta cosa e preparare messaggi coerenti tra i diversi incontri.
Se gli studenti partecipano come guide o nei laboratori, il tema della privacy li riguarda direttamente: possono comparire in foto e video dell'evento. Le regole viste più avanti valgono per tutti i minori ripresi, non solo per i futuri iscritti.
Cosa dice il Garante su foto, video e dati raccolti durante gli eventi?
La FAQ 10 del Garante chiarisce che le riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante recite, gite e saggi scolastici non violano la privacy, perché sono raccolte per fini personali e destinate a un ambito familiare o amicale. Va però prestata particolare attenzione all'eventuale pubblicazione su Internet e sui social network: in caso di diffusione di immagini dei minori diventa indispensabile ottenere il consenso degli esercenti la responsabilità genitoriale. Applicato a un open day, il principio è lo stesso.
Quando a pubblicare è la scuola, entra in gioco la base giuridica. L'art. 2-ter del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003) stabilisce che la base giuridica per i trattamenti svolti per un compito di interesse pubblico è costituita da una norma di legge, di regolamento o da atti amministrativi generali, e disciplina in modo specifico diffusione e comunicazione dei dati.
Due provvedimenti mostrano come il Garante applica queste regole:
- con il provvedimento del 13 marzo 2025 ha sanzionato con 2.000 euro un istituto che aveva pubblicato sul proprio canale YouTube un video di auguri con alcuni alunni. La scuola non aveva indicato una base giuridica idonea alla diffusione; l'informativa sottoscritta dai genitori si riferiva al sito istituzionale e non menzionava YouTube;
- con il provvedimento del 27 novembre 2025 ha sanzionato con 2.000 euro un istituto per un video girato a scuola da un soggetto esterno e diffuso sui suoi profili social, con l'obiettivo dichiarato di favorire le iscrizioni. La liberatoria firmata dai genitori riguardava viaggi d'istruzione ed eventi didattici, non la pubblicazione sui social. Il Garante ha ricordato che il consenso deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile, e che il superiore interesse del minore è incompatibile con la pubblicazione di quel video per finalità promozionali.
Il secondo caso è vicino al tema degli open day, perché riguarda proprio la promozione della scuola in vista delle iscrizioni. Le stesse cautele valgono per i dati raccolti con i moduli di prenotazione: vanno indicati con chiarezza finalità e uso, e i dati raccolti per organizzare l'evento non dovrebbero essere riutilizzati per scopi diversi da quelli comunicati. Per un quadro più ampio, vedi la nostra guida su privacy a scuola, chat, foto e voti.
Scuola e famiglie. Spaggiari affianca le scuole che usano ClasseViva nelle comunicazioni quotidiane con docenti, personale e famiglie.
Come comunicare l'open day in coerenza con il PTOF?
La comunicazione dell'open day è una forma di presentazione dell'offerta formativa. Il riferimento resta quindi il PTOF: indirizzi, progetti, ampliamento dell'offerta, organizzazione oraria. Promettere attività non previste o non ancora deliberate crea aspettative che la scuola potrebbe non riuscire a soddisfare.
Sul piano operativo, alcune scelte riducono i rischi:
- usare i canali istituzionali della scuola per calendario e materiali;
- preferire immagini di spazi, laboratori e attività senza persone riconoscibili, quando non ci sono le condizioni per diffondere immagini di minori;
- se si vogliono pubblicare foto o video con alunni, verificare prima che informativa e consenso coprano esattamente quel canale e quella finalità;
- evitare di affidare a soggetti esterni riprese destinate ai loro profili, situazione esaminata nel provvedimento del 27 novembre 2025.
Errori frequenti e cosa fare se
Errore: presentare l'open day come obbligatorio
Nessuna norma lo prevede. Cosa fare: presentarlo come iniziativa della scuola per far conoscere la propria offerta formativa.
Errore: usare una liberatoria generica per qualunque pubblicazione. Nel provvedimento del 27 novembre 2025 la liberatoria non copriva i social. Cosa fare: indicare in modo specifico canali e finalità della pubblicazione.
Errore: pubblicare su un canale non indicato nell'informativa. È il caso del provvedimento del 13 marzo 2025, relativo a YouTube. Cosa fare: verificare che l'informativa menzioni ogni canale utilizzato.
Errore: riutilizzare i contatti delle prenotazioni per altri scopi. Cosa fare: usare i dati solo per la finalità comunicata alle famiglie.
Cosa fare se un genitore chiede di rimuovere una foto pubblicata. Valutare la richiesta con il titolare del trattamento e il responsabile della protezione dei dati dell'istituto, verificando la base giuridica della pubblicazione.
Domande frequenti
Gli open day sono obbligatori per le scuole?
No. Una norma specifica che li disciplini non esiste: sono iniziative organizzative della scuola, collegate a PTOF e orientamento.
I genitori possono fotografare durante l'open day?
Per fini personali sì, come chiarisce la FAQ 10 del Garante. La diffusione online di immagini di minori richiede il consenso degli esercenti la responsabilità genitoriale.
La scuola può pubblicare foto dell'open day sui social?
Solo con una base giuridica adeguata. Se compaiono alunni, informativa e consenso devono riguardare in modo specifico quel canale e quella finalità.
Cosa ha deciso il Garante nei casi recenti?
Ha sanzionato con 2.000 euro ciascuno due istituti: uno per un video su YouTube, uno per un video promozionale diffuso sui social di un soggetto esterno.
Una liberatoria firmata a inizio anno basta?
Dipende dal contenuto. Se non menziona il canale o la finalità della pubblicazione, secondo il Garante non è sufficiente.
Quali dati si possono raccogliere con le prenotazioni?
Quelli necessari a organizzare l'evento, con un'informativa chiara su finalità e uso.
Quando si aprono le iscrizioni 2027/28?
Per date e modalità fa fede la nota del Ministero; il quadro aggiornato è nella nostra guida dedicata alle iscrizioni.
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