Contratti di supplenza breve su SIDI: inserimento, convalida e invio a NoiPA

Per le segreterie scolastiche la supplenza breve non si chiude con la firma del contratto. Perché il supplente venga pagato, il rapporto di lavoro deve essere registrato nel SIDI e arrivare correttamente a NoiPA, il sistema del Ministero dell'Economia e delle Finanze che gestisce gli stipendi.

Questa guida ricostruisce l'iter del prospetto R-1 e la gestione successiva sulla base di tre documenti del Ministero dell'Istruzione e del Merito: la Mini-guida sulla gestione dei rapporti di lavoro in cooperazione applicativa con il MEF, le FAQ su supplenze brevi, maternità e IRC e la notizia ministeriale sulle funzioni semplificate per la gestione dei contratti. Per il quadro generale su fascicolo e contratti si può partire dalla guida al fascicolo personale e ai contratti di supplenza nel SIDI.

A cosa serve registrare il contratto di supplenza breve su SIDI?

Serve a far nascere il rapporto di lavoro nei sistemi pubblici e ad attivarne il pagamento. Secondo la Mini-guida, i contratti di supplenza breve, come quelli annuali, fino al termine delle attività didattiche, di religione cattolica e le indennità di maternità, vanno censiti nel SIDI esclusivamente con le funzioni dell'applicazione Gestione Giuridica e Retributiva dei Contratti Scuola. Da lì vengono trasmessi a NoiPA per l'attivazione del pagamento.

I dati del contratto sono archiviati nel prospetto R-1. Il documento ministeriale raccomanda un inserimento tempestivo, perché le funzioni consentono di trattare i contratti solo per l'anno scolastico di stipula e per quello successivo.

Chi ha bisogno di un orientamento sull'ambiente di lavoro può consultare la guida operativa al portale SIDI. Nella pagina informativa SIDI, al percorso Documenti e manuali, voce Gestione rapporti di lavoro personale scuola in cooperazione applicativa con MEF, sono disponibili il manuale utente, le FAQ e le liste di verifica. All'interno dell'applicazione è presente anche l'assistente virtuale Diogene.

Chi inserisce, chi convalida e chi trasmette il prospetto?

L'iter coinvolge due figure: la segreteria e il dirigente scolastico. La Mini-guida lo descrive in quattro passaggi:

1. la segreteria inserisce e verifica il prospetto R-1;
2. la segreteria lo invia al dirigente scolastico per la convalida;
3. dopo la convalida, e una volta accertata la presa di servizio del supplente, la segreteria trasmette il prospetto a NoiPA;
4. la segreteria controlla che il prospetto sia stato accettato da NoiPA, condizione indispensabile per attivare gli effetti economici.

Solo dopo l'accettazione NoiPA calcola le rate. Sul protocollo, la notizia ministeriale del 23 gennaio 2020 precisa che il numero di protocollo dei contratti R-1 e R-2 si indica solo dopo la convalida e prima della trasmissione al MEF. Per i prospetti R-2, la convalida del dirigente porta il prospetto nello stato Convalidato; poi occorre acquisire il protocollo e trasmettere.

Cosa verificare prima di inserire il contratto?

Il primo controllo riguarda l'assenza da coprire. Secondo le FAQ, deve essere già stata comunicata al SIDI con l'apposita VSG, e la durata del contratto deve essere compresa nel periodo della VSG. Per la registrazione delle assenze è utile la guida alla rilevazione delle assenze del personale nel SIDI. Quando le assenze sono più d'una e consecutive servono contratti successivi, anche se il supplente è lo stesso. La funzione Acquisizione con selezione VSG importa nel contratto i dati dell'assenza.

Le FAQ elencano poi le verifiche da fare sui dati del contratto:

• identità anagrafica del supplente, controllata sul tesserino fiscale o sulla tessera sanitaria;
• tipo di contratto, che non si può correggere con un R-2: un eventuale annullamento può comportare indebiti da recuperare;
• date di inizio e di fine;
• tipo di posto e orario;
• estremi bancari e modalità di pagamento: le variazioni vanno comunicate prima in NoiPA e poi aggiornate nel SIDI;
• eventuale diritto agli assegni al nucleo.

Le FAQ suggeriscono di ricontrollare tutto prima dell'invio al dirigente e prima di accertare la presa di servizio. Le liste di verifica ministeriali servono proprio a questo.

Come si leggono gli stati del prospetto fino all'accettazione di NoiPA?

Ogni prospetto attraversa una sequenza di stati. La tabella delle FAQ indica chi può intervenire in ciascuno:

• In lavorazione: la segreteria può modificare il prospetto e rilasciarlo al dirigente. Le informazioni aggiornano subito il fascicolo del personale.
• Da convalidare: la segreteria non può più modificarlo; il dirigente lo convalida o lo rinvia.
• Convalidato: per l'R-1 la segreteria acquisisce la presa di servizio e trasmette.
• In trasmissione a NoiPA e In elaborazione NoiPA: occorre attendere. Se l'elaborazione si prolunga, va segnalata all'assistenza NoiPA.
• Accettato da NoiPA: il contratto produce effetti economici.
• Rifiutato da NoiPA: bisogna verificare la causa, rettificare e ritrasmettere.

Lo stato Errore di trasmissione indica un problema tecnico temporaneo: le FAQ precisano che non è richiesto alcun intervento della scuola e che basta attendere.

Un caso spesso trascurato riguarda i prospetti mai trasmessi. Vanno trasmessi oppure cancellati se il contratto non deve più essere stipulato, perché un R-1 inserito aggiorna subito il fascicolo dei servizi.

Cosa succede dopo l'accettazione: rate, rettifiche e risoluzioni?

Dopo l'accettazione il contratto si gestisce con prospetti specifici:

• C-1 per la risoluzione anticipata;
• R-2 per la rettifica;
• C-3 per gli assegni al nucleo nelle supplenze brevi;
• V-1 per le assenze del supplente.

Le rate delle supplenze brevi vanno autorizzate dalla scuola: prima dal DSGA, poi dal dirigente scolastico. La rata calcolata dal MEF non è modificabile e l'autorizzazione del dirigente non può essere revocata.

Sulle date, le FAQ ministeriali indicano che la data di presa di servizio si può modificare fino alla trasmissione a NoiPA, mentre dopo l'accettazione non si rettificano la data di inizio né quella di presa di servizio. La FAQ è riferita ai contratti di religione cattolica: è prudente considerarla un'indicazione generale e verificarla nel manuale utente.

Errori frequenti e cosa fare se

Errore: inserire il contratto prima della VSG

Senza l'assenza comunicata al SIDI il contratto non trova copertura. Cosa fare: registrare prima la VSG e usare la funzione Acquisizione con selezione VSG.

Errore: trasmettere senza aver accertato la presa di servizio. L'iter prevede la trasmissione solo dopo l'accertamento. Cosa fare: acquisire la presa di servizio nello stato Convalidato e poi trasmettere.

Errore: lasciare prospetti non trasmessi. Restano nel fascicolo dei servizi. Cosa fare: trasmetterli o cancellarli se il contratto non va più stipulato.

Errore: correggere il tipo di contratto con un R-2. Non è possibile. Cosa fare: controllare il tipo di contratto prima della convalida.

Cosa fare se il prospetto è stato rifiutato da NoiPA. Verificare la causa, rettificare il prospetto e trasmetterlo di nuovo.

Domande frequenti

Quale applicazione SIDI si usa per le supplenze brevi?

Gestione Giuridica e Retributiva dei Contratti Scuola. Secondo la Mini-guida è l'unica via per censire questi contratti.

Chi convalida il contratto?

Il dirigente scolastico. La segreteria inserisce e verifica il prospetto R-1, poi lo invia al dirigente.

Quando si trasmette il prospetto a NoiPA?

Dopo la convalida e dopo aver accertato la presa di servizio del supplente.

Quando si inserisce il numero di protocollo?

Dopo la convalida e prima della trasmissione al MEF, secondo la notizia ministeriale del 23 gennaio 2020.

Cosa significa lo stato Errore di trasmissione?

Indica un problema tecnico temporaneo. Non serve alcun intervento: basta attendere.

Come si chiude in anticipo una supplenza già accettata?

Con il prospetto C-1 di risoluzione anticipata.

Chi autorizza le rate della supplenza breve?

Prima il DSGA, poi il dirigente scolastico. L'autorizzazione del dirigente non può essere revocata.