Uso dei locali scolastici da parte di terzi: concessione e responsabilità

Palestre usate dalle società sportive la sera, aule chieste per un corso o un incontro pubblico, cortili aperti d'estate: l'uso dei locali scolastici da parte di soggetti esterni è frequente. Per dirigenti, DSGA e consigli d'istituto è utile sapere quali norme lo regolano, chi decide e su chi ricadono custodia, spese e responsabilità.

Questa guida si basa su due testi letti su Normattiva: l'art. 96 del decreto legislativo 16 aprile 1994, n. 297 e l'art. 38 del decreto interministeriale 28 agosto 2018, n. 129, insieme all'art. 45 dello stesso decreto.

Cosa dice la norma sull'uso dei locali scolastici da parte di terzi?

Le norme sono due, con canali diversi.

L'art. 96 del D.Lgs. 297/1994 riguarda soprattutto il rapporto con gli enti locali. Regioni ed enti locali possono usare locali e attrezzature delle scuole per le attività di loro competenza. Inoltre gli edifici e le attrezzature possono essere usati fuori dall'orario del servizio scolastico per attività che realizzano la funzione della scuola come centro di promozione culturale, sociale e civile. In questo caso il comune o la provincia possono disporre la concessione temporanea, previo assenso del consiglio di circolo o di istituto.

L'art. 38 del D.I. 129/2018 riguarda invece la concessione decisa dalla scuola. Le istituzioni scolastiche possono concedere a terzi l'utilizzazione temporanea dei locali dell'edificio scolastico a due condizioni:

• la concessione rispetta la delibera del consiglio d'istituto prevista dall'art. 45;
• l'attività è compatibile con finalità educative, formative, ricreative, culturali, artistiche e sportive e con i compiti della scuola.

La concessione può avvenire anche nei periodi di sospensione dell'attività didattica.

Chi decide la concessione dei locali?

Nella concessione decisa dalla scuola i ruoli sono distinti. Secondo l'art. 45, comma 2, lettera d), del D.I. 129/2018 il consiglio d'istituto delibera i criteri e i limiti dell'attività negoziale del dirigente scolastico per l'utilizzazione da parte di terzi di locali, beni o siti informatici della scuola o in uso alla stessa. Il dirigente, poi, gestisce le singole concessioni nel rispetto di quei criteri.

Nel canale dell'art. 96 il comune o la provincia hanno la facoltà di disporre la concessione temporanea, ma serve l'assenso del consiglio di circolo o di istituto.

In pratica, la delibera del consiglio d'istituto è il primo passo in entrambi i casi. Conviene che indichi in modo chiaro le attività ammesse, i periodi, gli spazi disponibili e le condizioni richieste al concessionario.

Servono convenzione, autorizzazione scritta e assicurazione?

Dipende dal canale, ma la forma scritta è sempre presente.

• Enti locali e regioni (art. 96, commi 2 e 3): l'uso avviene sulla base di apposite convenzioni, che stabiliscono procedure e soggetti responsabili. Le spese per personale, pulizie, consumo di materiale e servizi strumentali sono a carico della regione.
• Autorizzazioni (art. 96, comma 5): sono trasmesse per iscritto, di volta in volta, a chi ha presentato formale istanza. Devono stabilire le modalità d'uso e le responsabilità per sicurezza, igiene e salvaguardia del patrimonio.
• Concessione della scuola (art. 38, comma 4): i locali possono essere concessi solo per utilizzazioni precarie e di carattere sporadico e dopo che il concessionario ha stipulato una polizza per la responsabilità civile con un istituto assicurativo.

Il requisito della polizza è quindi una condizione della concessione, non un adempimento successivo. È utile acquisirne copia prima della consegna dei locali.

Chi risponde di custodia, danni, sicurezza e pulizia?

L'art. 38, comma 3, del D.I. 129/2018 è netto: il concessionario assume gli obblighi di custodia dei locali ricevuti e dei beni che contengono. È inoltre gravato in via esclusiva di ogni responsabilità connessa alle attività che svolge, per gli eventuali danni a persone, beni e strutture scolastiche. Sostiene anche le spese connesse all'utilizzo dei locali.

Per le autorizzazioni dell'art. 96, il comma 5 richiede che l'atto definisca le responsabilità in materia di sicurezza, igiene e salvaguardia del patrimonio. Per questo l'autorizzazione non dovrebbe limitarsi a indicare giorni e orari, ma dovrebbe dire chi apre e chiude, chi controlla gli spazi e come si segnalano eventuali danni.

Sul fronte della sicurezza degli edifici, le procedure della scuola restano un riferimento utile anche per chi usa i locali: la guida sulle prove di evacuazione riassume ruoli e passaggi organizzativi.

Che ruolo ha l'ente proprietario negli impianti sportivi?

Per palestre e impianti sportivi l'art. 96 prevede una regola specifica, al comma 4-bis. Con apposite convenzioni il comune o la provincia, sentite le scuole interessate, mettono a disposizione di società e associazioni sportive gli impianti sportivi scolastici e le relative attrezzature. L'uso è possibile:

• fuori dall'orario del servizio scolastico e delle attività extracurricolari previste dal PTOF;
• nel periodo tra la fine e l'inizio delle lezioni.

Il consiglio di circolo o di istituto può negare l'assenso all'uso di palestre, aree di gioco e impianti nei casi previsti dall'art. 6, comma 4-bis, del decreto legislativo 28 febbraio 2021, n. 38. Sono a carico del concessionario la gestione, la cura e la pulizia di attrezzature e impianti e gli adempimenti necessari a garantirne la funzionalità al termine di ogni utilizzo.

L'ente proprietario resta l'interlocutore anche per gli interventi sugli edifici, come quelli descritti nella guida su barriere architettoniche, graduatoria e fondi.

Infine, il comma 6 dell'art. 96 consente di realizzare nelle strutture scolastiche, in orari non dedicati all'attività istituzionale o nel periodo estivo, iniziative per la crescita e la socializzazione dei minori.

Errori frequenti e cosa fare se

Errore: concedere i locali senza una delibera di criteri

Il dirigente agisce nei criteri e limiti fissati dal consiglio d'istituto. Cosa fare: verificare che la delibera esista e copra il tipo di uso richiesto.

Errore: trasformare una concessione sporadica in un uso stabile. L'art. 38 ammette solo utilizzazioni precarie e di carattere sporadico. Cosa fare: per usi ricorrenti degli impianti sportivi, valutare il canale delle convenzioni dell'ente locale.

Errore: consegnare i locali prima di avere la polizza. La polizza di responsabilità civile è una condizione della concessione. Cosa fare: acquisirne copia prima della data di inizio.

Errore: autorizzazioni generiche. L'atto deve stabilire modalità d'uso e responsabilità per sicurezza, igiene e patrimonio. Cosa fare: indicare spazi, orari, referente e modalità di riconsegna.

Cosa fare se si verifica un danno. Documentare subito lo stato dei locali e comunicarlo al concessionario, che ne risponde in via esclusiva secondo l'art. 38, comma 3.

Domande frequenti

La scuola può concedere i locali durante le vacanze?

Sì. L'art. 38 del D.I. 129/2018 consente la concessione anche nei periodi di sospensione dell'attività didattica.

Chi firma la concessione?

Il dirigente scolastico, nell'ambito dell'attività negoziale e nel rispetto dei criteri e limiti deliberati dal consiglio d'istituto.

La polizza assicurativa è obbligatoria?

Sì, per la concessione dell'art. 38: il concessionario deve stipulare una polizza per la responsabilità civile con un istituto assicurativo.

Chi paga le spese di utilizzo?

Nella concessione della scuola le spese connesse all'utilizzo sono a carico del concessionario. Nelle convenzioni con la regione le spese indicate dall'art. 96 sono a carico della regione.

Le società sportive possono usare la palestra della scuola?

Sì, tramite convenzioni del comune o della provincia, sentite le scuole, fuori dall'orario scolastico e dalle attività extracurricolari del PTOF.

Il consiglio d'istituto può dire di no?

Il suo assenso è richiesto nei casi dell'art. 96. Per gli impianti sportivi può negarlo nei casi previsti dal D.Lgs. 38/2021.

Chi risponde se un partecipante si fa male?

Secondo l'art. 38, il concessionario è gravato in via esclusiva di ogni responsabilità connessa alle attività svolte nei locali, compresi i danni a persone.