Privacy Statement Servizio Jobi

1. Premessa

JOBI è un servizio di chatbot intelligente offerto da Gruppo Spaggiari e messo a disposizione degli utenti del sito web dell’Istituto Scolastico.
Il servizio è finalizzato a facilitare l’accesso alle informazioni disponibili online, consentendo un’interazione più rapida ed efficiente rispetto alla navigazione tradizionale.
Il funzionamento del servizio si basa su una knowledge base costituita esclusivamente dai contenuti presenti sul sito web dell’Istituto accessibili pubblicamente (con esclusione dei contenuti presenti in aree riservate) permettendo agli utenti di reperire le informazioni di interesse in modo semplificato.
In linea generale, l’utilizzo di JOBI non comporta il trattamento di dati personali ulteriori rispetto a quelli già trattati attraverso il sito web dell’Istituto, fatto salvo quanto specificamente descritto nei paragrafi che seguono del presente Privacy Statement.

 

2. Ruoli nel trattamento dei dati personali

L’Istituto Scolastico, in qualità di Titolare del trattamento, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali effettuati attraverso il servizio JOBI.
Il Titolare ha nominato Gruppo Spaggiari Parma S.p.A., con sede legale in Parma, via Bernini n. 23, quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Il Responsabile del trattamento è contattabile per le tematiche inerenti alla protezione dei dati personali all’indirizzo e-mail: privacy@spaggiari.eu.
Gruppo Spaggiari Parma S.p.A. ha inoltre designato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), che opera nel rispetto dei compiti e delle responsabilità previsti dall’art. 39 del GDPR e fornisce supporto al Titolare, nei limiti delle rispettive competenze, anche in relazione alle richieste degli interessati.

 

3. Descrizione del funzionamento

JOBI è un sistema di chatbot basato su tecnologie di intelligenza artificiale che consentono l’interazione tra gli utenti e un insieme di contenuti informativi strutturati.
Il servizio è integrato nella piattaforma Prima Visione Web ( di seguito anche solo “PVW”) ed è accessibile esclusivamente nella parte pubblica (pre-login) del sito web. Il chatbot non è disponibile nelle aree riservate accessibili previa autenticazione.
La knowledge base utilizzata dal sistema è costituita unicamente dai contenuti pubblicamente disponibili sul sito PVW. Il sistema non utilizza tecniche di scraping o altre modalità di acquisizione automatica non autorizzata dei contenuti.
Il chatbot attinge esclusivamente a contenuti messi a disposizione tramite specifiche interfacce applicative (API) ufficiali e autorizzate oppure, qualora tali API non siano attive o disponibili, a contenuti espressamente forniti dall’Istituto Scolastico e integrati nella base di conoscenza del sistema secondo le modalità concordate tra le Parti.

In particolare, al fine di garantire il rispetto dei principi di minimizzazione e protezione dei dati, il chatbot è configurato per operare esclusivamente sui contenuti pubblici, restando esclusi quelli riservati.
Il funzionamento del sistema prevede l’utilizzo di due distinte API:

• una API dedicata al prelievo e all’aggiornamento dei contenuti del sito per la costruzione della knowledge base;

• una API dedicata alla comunicazione con il motore di intelligenza artificiale per l’elaborazione delle richieste degli utenti.

Il servizio utilizza modelli di intelligenza artificiale forniti da Google (Gemini e Vertex AI), selezionati in quanto configurabili su infrastrutture localizzate all’interno dell’Unione Europea.

In sintesi, il processo di funzionamento del chatbot è il seguente:

1. l’utente inserisce una richiesta testuale;

2. la richiesta viene trasmessa a un server localizzato presso un data center situato in Unione Europea;

3. il sistema effettua controlli automatici sul contenuto della richiesta, inclusa la verifica del rispetto delle regole di utilizzo del servizio;

4. la richiesta viene strutturata, privata di ogni riferimento a persone fisiche e associata a un identificativo tecnico;

5. la richiesta viene inoltrata al modello di intelligenza artificiale per l’elaborazione della risposta;

6. la risposta generata dal sistema viene restituita all’utente.

Le richieste e le risposte possono essere conservate presso Gruppo Spaggiari Parma o suoi sub responsabili, per finalità tecniche e di miglioramento del servizio. Sono inoltre implementate misure tecniche volte a ridurre il rischio di inserimento o trattamento di dati personali non necessari, anche attraverso meccanismi di filtraggio automatico e prevenzione di utilizzi impropri del sistema.

 

4. Dati personali trattati

Nell’ambito del servizio JOBI, potrebbero essere potenzialmente trattati dati personali in due distinte fasi:

• durante la raccolta della richiesta inserita dall’utente;

• durante l’elaborazione e la restituzione della risposta da parte del sistema.

In relazione a tali attività, Gruppo Spaggiari Parma S.p.A. opera in qualità di Responsabile del trattamento, per conto del Titolare.
Con riferimento alla fase di raccolta della richiesta, i contenuti testuali inseriti dall’utente sono sottoposti a meccanismi di filtraggio automatico prima di essere elaborati dal sistema di intelligenza artificiale, al fine di escludere riferimenti diretti all’utente o dati personali non necessari. Possono residuare esclusivamente eventuali dati personali che costituiscano oggetto essenziale della richiesta stessa (ad esempio, la ricerca di un documento pubblico riferito a un determinato soggetto).
Analoghi meccanismi di filtraggio sono applicati anche nella fase di elaborazione e di restituzione dell’output, con l’obiettivo di evitare la generazione o la diffusione di dati personali non pertinenti, salvo i casi in cui tali informazioni risultino strettamente necessarie per fornire la risposta richiesta e siano già presenti nei contenuti pubblicamente disponibili del sito.
In ogni caso, JOBI opera esclusivamente come strumento di facilitazione della ricerca e consultazione di contenuti già pubblicati sul sito web dell’Istituto. Il servizio non genera informazioni ulteriori né effettua attività di profilazione, limitandosi a rendere più agevole e personalizzata l’accesso a informazioni pubbliche, in modo analogo a un motore di ricerca evoluto supportato da tecnologie di intelligenza artificiale.
Resta inteso che, come per qualsiasi sistema informatico basato su algoritmi di intelligenza artificiale, il chatbot potrebbe occasionalmente fornire risposte incomplete, imprecise o non pienamente allineate ai contenuti di riferimento. A tal fine, JOBI è oggetto di costanti attività di manutenzione, monitoraggio e miglioramento, volte a ridurre tali eventualità e a garantire un progressivo affinamento della qualità del servizio.

 

5. Finalità del trattamento

Le finalità del trattamento dei dati personali connessi all’utilizzo del sito web e dei relativi servizi sono determinate dall’Istituto Scolastico, in qualità di Titolare del trattamento, e sono descritte nella relativa informativa privacy, alla quale si rinvia per quanto applicabile.
Con riferimento specifico al servizio JOBI, Gruppo Spaggiari Parma S.p.A., nell’ambito delle attività svolte per conto del Titolare, tratta i dati esclusivamente per consentire il corretto funzionamento del servizio e l’erogazione delle risposte richieste dagli utenti.

Inoltre, limitatamente ai dati tecnici derivanti dai log di utilizzo del servizio, Gruppo Spaggiari Parma S.p.A. tratta i dati esclusivamente per finalità di:

• miglioramento e ottimizzazione del servizio;

• analisi del funzionamento del sistema;

• rafforzamento delle misure di sicurezza.

Tali dati, del tutto anonimi, non sono utilizzati per finalità ulteriori né incrociati con altre informazioni.

 

6. Conservazione dei dati

I dati trattati nell’ambito del servizio JOBI sono conservati per un periodo di tempo limitato e proporzionato alle finalità per le quali sono trattati, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. e) del GDPR.
In relazione ai dati trattati nell’ambito del servizio, le politiche di conservazione sono definite dall’Istituto Scolastico in qualità di Titolare del trattamento, in coordinamento con il fornitore del servizio.
Il sistema non prevede profili di accesso amministrativo dell’Istituto alle singole conversazioni. Eventuali parametri di conservazione, limitazione o cancellazione dei dati sono applicati a livello di servizio sulla base delle istruzioni documentate del Titolare e nel rispetto della normativa applicabile.
Resta inteso che non è consentito all’Istituto né a GSP l’accesso ai contenuti delle singole conversazioni degli utenti finali, salvo quanto strettamente necessario per obblighi di legge o richieste delle autorità competenti.
In assenza di specifiche indicazioni da parte del Titolare, i dati sono conservati per il tempo strettamente necessario a garantire il corretto funzionamento del servizio e a gestire eventuali anomalie o attività di manutenzione.

 

7. Condivisione di dati con terzi

Per l’erogazione del servizio JOBI, Gruppo Spaggiari Parma S.p.A. può avvalersi di personale interno appositamente autorizzato e istruito al trattamento dei dati personali, nel rispetto delle disposizioni del GDPR e delle istruzioni impartite dal Titolare del trattamento.
Il Responsabile del trattamento si avvale inoltre di soggetti esterni per lo svolgimento di attività di amministrazione del sistema, manutenzione e sviluppo del servizio. In particolare, tali attività sono svolte dalla società del Gruppo Job4U S.r.l., con sede legale a Crema e sede operativa a Milano.
Ai fini dell’elaborazione delle richieste degli utenti, i dati possono essere trasmessi, tramite specifiche interfacce applicative (API), a fornitori di servizi di intelligenza artificiale generativa (ad esempio, Google Gemini), selezionati sulla base di requisiti quali
l’ubicazione dei server all’interno dell’Unione Europea, il possesso di adeguate garanzie di sicurezza, nonché di certificazioni e standard riconosciuti.
Tutti i soggetti esterni coinvolti nel trattamento dei dati operano in qualità di sub-responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del GDPR, sulla base di appositi accordi contrattuali che disciplinano le attività svolte e le misure di protezione dei dati personali.

 

8. Diritti degli interessati

Agli utenti, in qualità di interessati, sono riconosciuti i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• il diritto di accesso ai dati personali;

• il diritto di rettifica;

• il diritto alla cancellazione;

• il diritto alla limitazione del trattamento;

• il diritto di opposizione al trattamento;

• il diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile.

I diritti possono essere esercitati nei confronti dell’Istituto Scolastico, in qualità di Titolare del trattamento, secondo le modalità indicate nella relativa informativa privacy. Il Responsabile del trattamento e gli eventuali sub-responsabili collaborano con il Titolare al fine di consentire il corretto e tempestivo riscontro alle richieste degli interessati.
Resta fermo che i diritti sopra indicati non si applicano ai dati resi anonimi, in quanto non riconducibili a una persona fisica identificata o identificabile.
È inoltre riconosciuto il diritto di proporre reclamo o segnalazione all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Roma, Piazza Venezia n. 11, ovvero di adire le sedi giudiziarie competenti, secondo quanto previsto dagli artt. 77 e seguenti del GDPR. Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito dell’Autorità: www.gpdp.it